Assistant d'Agence H/F - Biotope

Agence Biotope Bordeaux

Basée au sein de la métropole Bordelaise, l'agence rayonne sur la Gironde, les Charentes la Dordogne, entre les paysages de la forêt des landes au sud, de la côte océanique à l'Ouest, autour des vignobles Charentais et Bordelais, jusqu'aux monts corréziens à l'Est.

Notre équipe intervient sur des domaines variés liées au fort développement urbain de la métropole (infrastructures linéaires, transports, extraction de granulats), au tourisme, et à l'érosion côtière.

Notre agence est composée d'une équipe à taille humaine, passionnés par leur métier et participant à l'aventure Biotope !
Missions principales

Vous prendrez en charge l'assistanat administratif, logistique et commercial de l'agence sous la direction de la Responsable d'agence. Vous assisterez les 3 assistantes du territoire de Nouvelle Aquitaine : Bègles, Pau et Limoges.

Votre objectif : permettre à l'équipe de se concentrer sur l'aspect technique de leur métier. Pour ce faire, vous serez en étroite collaboration avec l'équipe dirigeante de chaque l'agence, les services Support de Biotope mais aussi les autres assistantes des territoires.

Ils placeront toute leur confiance en vos compétences pour gérer les missions suivantes :

L'Assistanat commercial :

En lien avec l'équipe commerciale de l'agence, il s'agira d'aider à la formalisation du volet administratif des réponses aux appels d'offres publics et privés (constitution des dossiers administratifs, respect des délais, maitrise des plateformes de dépôt, etc.) ;
Appuyez les che.fes de projets dans le montage administratif de réponses à des appels à projets et demande de subvention ;
Accompagner les chef.fes de projets et responsables d'équipe dans la mise à jour des outils commerciaux (fiches références, CV).

L'Assistanat administratif :

Vous appuyez les collaborateurs dans la gestion administrative des projets, notamment sur les aspects de suivis des commandes clients, gestion des factures, etc ;
Vous épaulez les collaborateurs dans la location et/ou l'achat et la gestion des fournitures, du matériel d'expertises environnementales, du parc automobile ;
Vous assurez également des missions administratives classiques (courrier, archivage, etc.)

L'appui concernant les aspects HSSE :

Vous épaulez l'équipe de management et les chefs de projets dans la mise en oeuvre des mesures de prévention de la sécurité, santé et protection de l'environnement (gestion des EPI, des visites médicales.) ;
Profil, connaissances et expériences recherchés

De formation Bac +2/3 minimum (assistant(e) polyvalent(e)), vous bénéficiez d'une expérience professionnelle similaire d'au moins 3 ans
Vous avez une parfaite maîtrise des outils de bureautique notamment Office.
Vos capacités rédactionnelles et votre bon niveau d'orthographe vous permettent d'accompagner nos chefs de projets sur la gestion administrative.
Vous avez des connaissances des marchés publics / appels d'offres / fonctionnement des structures publiques.
Enfin, on vous reconnaît des qualités relationnelles, on salue votre prise d'initiative, votre sens des priorités et votre polyvalence.
Anglais administratif apprécié.

Nous rejoindre c'est aussi bénéficier de.

D'une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% pour vous et vos enfants (si vous en avez.).
La possibilité de travailler en temps plein (35h) mais aussi en temps partiel, si ce rythme répond davantage à vos attentes,
D'une carte tickets restaurant d'une valeur de 180 € par mois travaillé, pour un temps plein, prise en charge à 60% par l'employeur ;
D'un accompagnement dès votre intégration et tout au long de votre parcours professionnel pour favoriser votre montée en compétence et votre évolution professionnelle

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.