Assistant de Direction H/F - Service Public

Sous l'autorité du délégué interministériel à la transformation publique, France Simplification est opérée par une équipe chargée d'instruire les demandes présentées par les préfets et d'organiser les travaux interministériels permettant d'apporter une réponse sous deux mois.

Les solutions sont actées en réunion inter-services ou soumises à l'arbitrage du cabinet du Premier ministre au cours d'une réunion interministérielle qui se réunit tous les mois.Au sein du Secrétariat général de France Simplification, l'assistant(e) de direction est en appui auprès de la secrétaire générale de France Simplification et de l'équipe d'experts et de rapporteurs.

Au titre du soutien opérationnel et administratif de la Secrétaire générale, les missions sont les suivantes :

- Assurer l'accueil des visiteurs

- Réceptionner les appels téléphoniques et filtrage des appels

- Organiser l'activité opérationnelle (tenue de l'agenda, prise de RDV, préparation et impression des dossiers afférents, organisation des réunions)

- Préparer et participer aux réunions de revues de projets hebdomadaires (suivi et préparation de l'ordre du jour, gestion des commandes, établissement et diffusion des comptes-rendus)

- Gérer et mettre à jour les bases de contacts des correspondants, interlocuteurs et des nominations en conseil des ministres,

- Rédiger des courriers administratifs aux préfets, aux élus, et aux dirigeants d'entreprises

- Prendre en charge des aspects logistiques de la fonction de direction

- Assurer également l'organisation des déplacements de la SG et les équipes de France Simplification.

Au titre du soutien administratif auprès de la SG et son Adjointe pour l'équipe de France Simplification :

- Aide dans la coordination des demandes transversales émanant des cabinets ministériels et des interlocuteurs externes

- Aide à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langage lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la SG

- Aide à la préparation des réunions interministérielles avec les correspondants du cabinet du premier Ministre et du secrétariat général du gouvernement; (prise de RDV, aide à la préparation et impressions des dossiers afférents )

- Préparation et organisation des réunions internes et externes (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)

- Soutient aux tâches administratives ponctuelles (recherche juridique, actualisation de fichiers métiers)

- Aide à la rédaction des courriers administratifs et de notification des décisions des RIM aux préfets, aux élus et aux dirigeants d'entreprise.

Le/la titulaire du poste travaille au quotidien avec de nombreux interlocuteurs externes (Secrétariat général de l'Elysée, Cabinet du premier ministre, Cabinets ministériels, préfectures...) en lien permanent avec le Secrétariat du DITP ainsi que l'ensemble des équipes de la DITP, et travaille en réseau avec les autres assistantes de la direction.

Il/elle exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale de France Simplification.

- Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.

- Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée.

- Une expérience de secrétariat dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel...) est appréciée.

- Un goût prononcé pour le travail en équipe et les environnements dynamiques.

- Une bonne maîtrise des outils de bureautique est indispensable.

- Une expérience en coordination de gestion d'activités opérationnelles et de pilotage administratif transversale est souhaitable.