Secrétaire H/F - Association Mahra-Le Toit

Poste à pourvoir sur St Omer : Secrétaire CDD de remplacement

Vous travaillez en lien étroit avec la Directrice Générale et l'équipe du siège (comptabilité, gestion, RH, paie)

Missions :

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion administrative du siège
- Gestion du courrier (enregistrement, distribution, réception.)
- Gestion des fournitures de bureau (commande, gestion des stocks)
- Gestion des dossiers d'assurance (souscription de contrats, résiliations, déclaration et suivi des sinistres, rdv experts.)
- Gestion du parc informatique et téléphonique (en lien avec la directrice générale)
- Préparation des conseils d'administration, des réunions
- Rédaction de documents pour la direction générale (comptes-rendus, courriers, rapports d'activité.)

Qualités requises :

- Très grande discrétion
- Rapidité d'exécution
- Autonomie et prise d'initiatives afin de coordonner au mieux les missions confiées, par nature évolutives
- Qualités rédactionnelles impératives
- Esprit de synthèse
- Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
- Sens de l'accueil et du relationnel (salariés, fournisseurs, partenaires.)

Profil :

Titulaire au minimum d'un bac, idéalement d'un BTS assistant(e) de direction.
Vous avez une très bonne maitrise des outils bureautiques (logiciels Word, Excel, CANVA, Powerpoint)
Des connaissances dans la gestion d'un site internet serait un plus.

Conditions d'exercice et avantages :

RTT et congés conventionnel.
Salaire selon la Convention Collective Accords CHRS SOP
Mutuelle individuelle ou familiale de structure

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative du personnel,Assurer la gestion administrative d'une activité,Saisir des documents juridiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).