Secretaire H/F - Esat St Quentin Services

DESCRIPTION DE L'ETABLISSEMENT

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l'Etat pour promouvoir ses valeurs.
La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l'APAJH gère 700 établissements et services, quel que soit le type de handicap, et pour tous les âges de la vie.

L'ESAT St-Quentin Services (100 personnes accueillies) contribue à l'épanouissement et l'intégration sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap en leur proposant une activité professionnelle adaptée avec accompagnement éducatif.
L'ESAT St-Quentin Services propose des prestations sur sites clients, de conditionnement, de sous-traitance industrielle, de nettoyage de véhicules ou encore en entretien et aménagement espaces verts.

MISSIONS

Finalité du poste : Prendre en charge divers travaux administratifs, de secrétariat et assurer l'accueil de l'établissement

Principales missions :

Administratif :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer les tâches du secrétariat courant : enregistrement des courriers, saisie des courriers, mises en formes de documents, saisies informatiques, etc.
- Participer à la gestion des commandes de fournitures de bureaux et des produits d'entretien
- Rédiger des compte-rendu de réunions
- Créer les dossiers d'admissions des personnes en situation de handicap
- Alimenter les données administratives des personnes en situation de handicap dans leur dossier informatique
- Construire des tableaux sur Excel et en suivre les données
- Réaliser les états de présence des travailleurs de l'ESAT
- Saisir les temps de travail des salariés et des travailleurs ainsi que leurs congés validés dans le logiciel SI RH.

Relation clients :
- Saisir les devis clients et les bons de livraisons qui en découlent,
- A partir du planning préétablit, informer les clients des passages ou de la réalisation de la commande,
- Apporter au client des réponses à toute question liée à leurs commandes (délais, conformité de la prestation, facturation, etc.), ou les orienter, si nécessaire, vers l'interlocuteur à même de leur répondre,
- Au besoin, établir les factures clients

Communication :
- Au besoin, participer au développement de la communication pour faire connaître les structures et/ou activités (création d'affiches, mailing,..)

PROFIL

Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac +2 de type secrétariat, assistant de manager

Autres critères :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel.)
- Aisance relationnelle, rigueur, disponibilité et discrétion seront les qualités nécessaires pour occuper ce poste
- Une première expérience sur un poste similaire serait la bienvenue

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Date d'arrivée souhaitée : Dès que possible
Candidatures à adresser à : Madame CAULLIER Marine, Chargée de recrutement par mail : ****@****.**
Personne à contacter pour tout renseignement sur le poste : Mme CARON **.**.**.**.**

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).