Assistant Chargé de Formation Continue H/F - Service Public

Le secrétariat général (SG), service transversal assurant les fonctions support de la DRAAF, a une activité qui couvre l'ensemble des services répartis sur 7 sites géographiques (Marseille siège, Montfavet, Avignon, Nice, Ports de Marseille et Fos sur Mer et Marseille Arnavaux,).
Il est organisé en quatre pôles comptant douze agents : ressources humaines, finances, moyens généraux et délégation régionale à la formation.
Le poste est localisé au pôle délégation régionale à la formation continue (DRFC), composé de 3 agents.Votre mission ? Garantir un accueil de qualité, une organisation irréprochable et un suivi administratif rigoureux des sessions de formation, tout en contribuant à l'amélioration de nos processus. Ce poste est idéal pour une personne efficace, motivée et dotée d'un excellent relationnel, souhaitant s'investir dans un environnement dynamique au service de l'intérêt général.

Missions principales

Sous la responsabilité de la Déléguée Régionale Formco, vous serez en charge de :

Gestion administrative et logistique des formations :
o Publication des offres de formation (plateformes RenoiRH et Safire) et diffusion aux publics cibles.
o Suivi du planning des formations
o Suivi des présences (supervision de l'émargement, édition et transmission des attestations de présence) et de l'évaluation de formation.
o Recherche et réservation des salles et équipements, coordination des formations hors site.
o Gestion des stocks, du classement et archivage des documents.
o Préparation et équipement de salle (accueil café, réception des stagiaires et formateurs, conditions d'accès, ...)

Suivi financier et matériel :
o Transmission des documents comptables (devis, factures) au pôle finance et suivi des engagements et liquidations des dépenses.
o Contrôle de cohérence des demandes de prise en charge des frais de déplacement des agents en formation et suivi des paiements.

Accueil et information :
o Premier contact pour les agents (téléphone, mail, présentiel) : orientation sur les dispositifs de formation, conditions de réalisation, etc.
o Accueil physique et à distance des participants et formateurs (gestion des retardataires, introductions/clôtures de sessions).
o Gestion de la boîte mail générique du pôle.

Contribution au pilotage :
o Extraction, compilation et traitement de données (tableaux croisés dynamiques Excel).
o Mise à jour des procédures internes et des supports de communication (pages internet FORMCO).

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé : tableaux croisés dynamiques, Word, Outlook).
- Connaissance des règles administratives et financières (un plus : expérience avec Chorus DT ou logiciels de gestion budgétaire).
- Expérience en secrétariat, accueil ou gestion de formation appréciée (secteur public un atout).

Savoir-être indispensables

- Rigueur et organisation : capacité à gérer des priorités et des délais serrés.
- Sens du relationnel : accueil bienveillant, écoute active et communication claire (oral/écrit).
- Proactivité et force de proposition : vous aimez optimiser les processus et anticiper les besoins.
- Adaptabilité : polyvalence pour alterner tâches administratives, logistiques et accueil.