Assistant - Assistante de Service Formation H/F - Greta - Cfa Aquitaine

Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence du Lot-et-Garonne au sein du Lycée Val de Garonne à Marmande un.e assistant.e de formation.

En liaison avec le ou la conseiller.ère en formation professionnelle, le ou les établissement(s) formateur(s), les formateurs, la coordonnatrice d'agence, l'assistant.e de formation participe à la gestion complète du dossier administratif de l'apprenant (de la phase d'accueil à celle de la facturation).

Missions principales

Contribuer au développement commercial.
Appuyer la communication des actions de formation et le rayonnement général du GRETA CFA Aquitaine.
Répondre aux demandes commerciales des clients, particuliers et partenaires.
Aider à la mise en oeuvre des actions de formation et en assurer administrativement la réalisation et le suivi.
Saisir l'activité dans les logiciels dédiés et sur les plateformes de nos partenaires.
Réaliser la facturation.
Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

Traitement des demandes entrantes :

Accueillir et recueillir les demandes (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi).
Renseigner et orienter les prescripteurs et les bénéficiaires sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation.

Communication :

Qualifier régulièrement le fichier client.
Assurer une animation régulière de ce fichier client (envoi d'informations, téléphone.).
Faire les relances téléphoniques à la suite de la commercialisation, avec une entrée produit mais toujours avec une capacité de porter l'ensemble de l'offre du secteur.

Actions de commercialisation :

Créer tout outil de communication nécessaire à la commercialisation du secteur
Assurer la mise à jour des fiches produit
Participer aux portes ouvertes des lycées et salons.
Relayer toute information « média » de son secteur auprès de la personne en charge de la communication
Assurer le suivi des inscriptions.

Contractualisation avec le client :

Etablir tous documents contractuels (convention, CERFA) dès réception du devis signé et en assurer le suivi.

Suivi administratif des actions :

Constituer les dossiers des apprenants, veiller aux dossiers de rémunération.
Centraliser les éléments administratifs.
Saisir les heures de formation.
Etablir la facturation.
Réaliser les attestations.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique.

La coordonnatrice d'agence est le Supérieur Hiérarchique Direct.

Relations fonctionnelles : le directeur d'agence est l'autorité fonctionnelle ; liens fonctionnels avec les chefs d'établissements responsables pédagogiques, les Conseillers en Formation Professionnelle.

Compétences requises

Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation professionnelle), l'environnement de Google Drive.
Connaître l'environnement de la formation professionnelle.
Compétences opérationnelles

S'adapter aux situations et aux différents publics
Travailler en réseau et en collaboratif
Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
Définir les priorités
Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels

Avoir l'esprit d'initiative et être autonome,
Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil,
Savoir travailler en équipe,
Savoir mener plusieurs activités en même temps,
Savoir rendre compte et communiquer,
Savoir gérer son temps et les priorités,
Être méthodique, organisé(e), rigoureux(se).
Avoir des capacités d'adaptation.
Avoir une très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle.
À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

Formation

NiveauBac +2Domaine tertiaire/commerce

Lieu d'activité
Marmande (47)

Statut
Contractuel, CDD à 50 % jusqu'au 31/12/2026, renouvelable

Modalité de candidature
Domaine tertiaire/commerce

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Définir des besoins en développement des compétences,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en oeuvre des actions de communication

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.