Chargee - Charge de Mission Auprès de la Cheffe de Cabinet -CDD H/F - Conseil d'Etat

Votre environnement professionnel

L'activité du cabinet est essentiellement tournée vers des missions d'organisation et de fonctionnement. Il coordonne toute l'organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d'Etat. Son rôle s'étend également aux prestations de fonctionnement courant du Conseil d'Etat: restauration, courrier, standard, reprographie, réservation des salles de réunion, fournitures de bureau.

Les missions du cabinet couvrent également le champ protocolaire : suivi de l'agenda du vice-président, déplacements, visites en juridictions, gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux, pilotage de la gestion des secrétariats particuliers, des chauffeurs et des huissiers.

Le cabinet est organisé en trois pôle et bureauxfonctionnels : Secrétariat - protocole; Organisation - événements; Fonctionnement et moyens.

Effectifs: Le cabinet est composé de 5 agents de catégorie A, 9 agents de catégorie B et 21 agents de catégorie C

Vos missions

Vous assistez la cheffe de cabinet.Vous êtes plusparticulièrement chargé(e) des missions suivantes:

1/ Assistanat auprès du cabinet: accompagnement et aide dans les missions quotidiennes, préparation de notes et de courriers, suivi des tableaux de bord du cabinet, actualisation du dossier d'arrivée du nouveau vice-président;

2/ Participation à l'organisation des événements et de l'activité du Conseil d'Etat pilotés par le cabinet: suivi de la préparation des espaces de travail et de réception, préparation et actualisation des listes d'invités, actualisation de trombinoscopes, suivi du courrier des particuliers, gestion de l'envoi du bilan annuel du Conseil d'Etat, accueil et orientation des invités;

3/ Rédactionet mise en formede documents : courriers, notes, discours, interventions, etc.

4/ Audit et proposition d'archivage du réseau du cabinet

Liens hiérarchiques et fonctionnels

N+1: cheffe de cabinet

N+2: secrétaire général

Vous possédez les compétences et savoirs suivants:

Connaissances

Niveau maîtrisé

· Connaissances administratives et juridiques générales ;

· Techniques budgétaires et principes de gestion et suivi budgétaire d'un service ;

· Marchés publics et principes de mise en concurrence ;

· Techniques du contrôle de gestion, de la mesure de la qualité et des coûts ;

· Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Niveau pratique

· Connaissance du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel.

Si nécessaire, une formation sera organisée pour faciliter la prise de fonctions.

Savoir-faire

Niveau expert

· Sens de l'organisation et de la gestion du temps ;

· Sens des priorités.

Niveau maîtrisé

· Capacité d'analyse et de conception ;

· Savoir travailler en équipe.

Savoir-être

· Aisance relationnelle ;

· Curiosité ;

· Capacité d'adaptation ;

· Maîtrise de soi ;

· Qualités de grande discrétion et de rigueur ;

· Créativité ;

· Réactivité.