Assistant Formation H/F - Lb Developpement Dom

Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du CFA, l'Assistante Formation - Administrative assure la gestion administrative, logistique et opérationnelle des actions de formation (CFA, FPC, alternance, FOAD et présentiel).

Elle est garante du bon déroulement des formations, depuis leur préparation jusqu'à leur clôture, dans le respect des procédures internes, des exigences réglementaires et du référentiel QUALIOPI.

Missions principales

1. Accueil & relationnel
Assurer l'accueil physique et téléphonique des stagiaires, intervenants, partenaires et visiteurs
Garantir une posture professionnelle conforme à l'image du centre de formation
Organiser et coordonner la logistique d'accueil (salles, badges, signalétique, équipements)

2. Gestion administrative et logistique des formations
Préparer et sécuriser les opérations préalables au démarrage des formations
Gérer les plannings, conventions, contrats et documents de rentrée et de clôture
Créer et suivre les groupes de communication (WhatsApp, mails, plateformes)
Assurer la gestion des salles, du matériel pédagogique et du parc informatique

3. Suivi des sessions (présentiel & FOAD)
Accueillir et accompagner les stagiaires lors du lancement des sessions
Assurer l'assistance technique FOAD (liens, connexions, présence stagiaires)
Gérer les absences et retards, alerter les tuteurs et assurer le suivi administratif

4. Suivi pédagogique et qualité
Collecter et consolider les livrables pédagogiques (émargements, notes, enquêtes)
Préparer et organiser les examens et sessions titres
Mettre à jour les dossiers stagiaires, intervenants et sessions sur les outils internes (GESCOF, Drive, serveur)
Participer activement au suivi QUALIOPI et aux instances qualité
Produire un reporting hebdomadaire à la direction

5. Vie du centre et événements
Participer à l'organisation d'événements et à la vie du CFA
Contribuer aux conseils pédagogiques et de perfectionnement

Experience: 2 An(s)

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.