Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Exact Bat

Vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier.

Rattachement hiérarchique :
Directement rattachée au Directeur d'exploitation

Missions principales :
Suivi administratif et gestion quotidienne
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Gestion, tri et réponse aux e-mails
- Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique)
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs
- Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus
Suivi administratif des chantiers
- Préparation des documents techniques et administratifs
- Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception)
- Interface avec les maîtres d'oeuvre, architectes et donneurs d'ordres
Devis & facturation
- Saisie et envoi des devis
- Édition, envoi et suivi des factures
- Relances clients en cas d'impayés
Ressources Humaines
- Élaboration et envoi des contrats de travail
- Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications)
- DPAE, suivi des congés et absences
- Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable
Comptabilité (appui)
- Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l'expert-comptable
- Suivi des règlements clients et fournisseurs
Appels d'offres (marchés publics)
- Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien)
- Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
- Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées
- Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique

Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO)
- Bonne expression écrite et orale
- Rigueur, organisation, discrétion et réactivité
- Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée

Profil souhaité :
- Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent)
- Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus

Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Construction de maisons individuelles

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.