Assistant en Charge de l'Accueil et de la Gestion Administrative - Laon H/F - Communes

L'assistant en charge de l'accueil et de la gestion administrative assiste le responsable logistique et restauration dans la gestion administrative des différents pôles du service (pôle restauration, pôle personnel ATSEM, équipes d'entretien et lingerie).
A ce titre, il est notamment chargé de recevoir, d'écouter, de recueillir, de renseigner et d'orienter le public vers l'interlocuteur recherché. Il a aussi pour mission de traiter des courriers et des documents (conception, enregistrement, tri, diffusion et archivage).

Avantages liés au poste :
Temps complet 37 heures 30 minutes hebdomadaires avec 25 à 27 jours de congés annuels plus 14,5 jours d'ARTT
CNAS, amicale du personnel, chèques déjeuners, participation employeur mutuelle et prévoyance.

1/ Accueil téléphonique et physique du public
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, messagerie internet),
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,

2/ Réception, tri, départ et classement du courrier interne et externe
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services (par le biais notamment du circuit interne du courrier en lien avec le chauffeur-livreur),
Suivi des arrivées et départs du courrier,
Classement et archivage (informatique et papier) des différents dossiers dans le respect du RGPD (en lien avec la responsable de la gestion administrative du service).

3/ Gestion des dossiers administratifs en lien avec les deux pôles du service
Gestion et suivi de divers dossiers concernant le service, notamment :
Saisir les demandes de travaux du service dans le logiciel et lien, le cas échéant, avec le référent de ces demandes au sein du service éducation-jeunesse,
Suivre les dossiers des stagiaires en lien avec les responsables concernés et les services de la DRH,
Suivre le dossier des produits pharmaceutiques des agents sur leurs différents sites,
Prise des effectifs de la restauration le matin en lien avec les agents de restauration
Assurer la gestion des fiches de demandes de produits d'entretien (offices, brigades, atsem)
Conception, mise à jour et classement de divers documents (menus, notes, etc...).
Suivi des inscriptions aux différents services (restauration scolaire, garderie) par le biais du logiciel « ABELIUM » puis transmission de ces effectifs aux responsables chargés de mettre en place l'encadrement des enfants (liaison le cas échéant avec le pôle administratif du service éducation-jeunesse)
Accompagner les agents de restauration dans les missions administratives (mise en place récente de l'informatisation des restaurants scolaires)

4/ Gérer les absences du personnel en concertation avec le responsable logistique et restauration.

Diplôme et connaissances requises :
Bac +2 en Administration, gestion, droit ou comptabilité,
Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes) et des logiciels de bureautique, des techniques de classement et d'archivage

Comportements attendus :
Intérêt pour le secteur de l'éducation,
Sens de l'accueil et du service public, Bonne présentation,
Capacité d'écoute et d'expression,
Rigueur professionnelle, Aptitude à rendre compte,
Sens du travail en équipe et sens de l'organisation.