Assistant de Direction - DRH H/F - Centre Hospitalier La Chartreuse

Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico - sociale.
L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).1. DENOMINATION DU POSTE

Fonction : Assistante de la Direction la Direction des relations humaines PM/PNM

Grade : Adjoint des cadres / Assistant(e) médico-administratif

Affectation : Direction des Ressources Humaines et Affaires Médicales (100%)

2. DEFINITION DU POSTE

L'assistant(e) de direction accompagne la Directrice des Ressources Humaines et Affaires Médicales afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de ses activités respectives.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers...

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction des Ressources Humaines et Affaires Médicales. Il/elle contribue à la qualité du dialogue social, dans le respect des règles statutaires, du secret professionnel et des obligations propres à la fonction publique hospitalière.

3. DESCRIPTION DU POSTE

Ø Secrétariat de direction de la DRH/DAM

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat central de la DRH/DAM

- Gérer l'agenda de la Directrice des ressources humaines et affaires médicales (rendez-vous, réunions, déplacements)

- Organiser les réunions internes et externes : convocations, réservation de salles, préparation logistique

- Préparer les dossiers, supports et documents nécessaires aux réunions

- Prendre des notes et rédiger les documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, rapports, procès-verbaux

- Mettre en forme, diffuser et assurer le suivi des documents

- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage)

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers et documents RH

- Contribuer à la communication transversale au sein de la DRH et avec les autres directions de l'établissement

- Gestion des conventions

Ø Gestion administrative des Ressources Humaines et des Affaires Médicales

- Assurer la gestion administrative de l'intérim

- Gérer les ordres de mission du personnel non médical et médical

- Planifier les entretiens individuels des psychologues

- Garantir la fiabilité, la confidentialité et la traçabilité des informations RH

- Participer au suivi administratif de dossiers transversaux portés par la DRH/DAM

Ø Secrétariat des instances représentatives du personnel

CSE - F3SCT

- Établir les ordres du jour en lien avec les responsables concernés

- Préparer et diffuser les convocations et documents réglementaires

- Constituer les dossiers des séances

- Assurer la logistique des réunions (salles, matériel, supports, signalétique)

- Participer aux séances et veiller à leur bon déroulement

- Assurer la prise de notes

- Rédiger, mettre en forme et diffuser les procès-verbaux

Ø Secrétariat de la Commission Médicale d'Etablissement (CME)

- Organiser, en lien avec l'Assistante du Président de la CME, les CME

- Préparer les dossiers, assurer la logistique des réunions

- Participer aux séances

- Rédiger et diffuser les procès-verbaux

Ø Dialogue social

- Assurer le secrétariat de certaines réunions de dialogue social

- Participer à l'organisation des élections professionnelles

- Mettre à jour l'agenda social (échéances, instances, réunions)

- Assurer le suivi des correspondances avec les organisations syndicales

- Tenir à jour les tableaux de suivi et de pilotage

Ø Vie du service et engagement institutionnel

- Assurer la continuité du secrétariat de la DRH/DAM (organisation des suppléances)

- Gérer les commandes de fournitures, demandes de travaux et réparations

- Vérifier l'installation et le bon fonctionnement du matériel avant chaque réunion (vidéoprojecteur, informatique, dossiers)

- Appliquer les procédures internes et la réglementation en vigueur

- Contribuer à la qualité de service, à la fiabilité administrative et à l'image de l'institution

4. LIEN HIERARCHIQUE

Ø Directrice des Relations humaines

Ø Responsable des ressources humaines personnel non médical

Ø Responsable des ressources humaines personnel médical

5. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

Ø Directrice des Relations humaines

Ø Responsable des ressources humaines personnel non médical

Ø Responsable des ressources humaines personnel médical

Ø Directeurs adjoints et leurs collaborateurs des directions fonctionnelles

Ø Président de la Commission Médicale d'Etablissement, Chefs de Pôle et Praticiens Hospitaliers

Ø Représentants des organisations syndicales

Ø Organismes et partenaires extérieurs

1. EXIGENCES DU POSTE

6.1. Diplôme requis

Ø BTS Assistante de Direction ou équivalent

6.2. Expérience

Ø Assistanat de Direction d'au moins 3 ans souhaité

6.3. Particularités du poste

Ø Poste à temps plein - 38h/semaine - amplitude horaire 8h30 à 18h avec une pause de 45 minutes minimum.

Ø Télétravail possible 1 jour par semaine

Ø Opportunité d'évolution : Possibilité d'aide à la préparation de concours pour favoriser le développement professionnel.

2. COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

7.1. Aptitudes

Ø Capacité d'organisation, de réactivité et d'adaptation

Ø Polyvalence

Ø Discrétion

Ø Capacité de travail en équipe

Ø Autonomie

Ø Rigueur

Ø Clarté

Ø Très bon relationnel

Ø Capacités rédactionnelles

7.2. Connaissances

Ø Connaissance des outils bureautiques : Pack Office

Ø Pratique des outils collaboratifs

Ø Pratique des comptes-rendus et prises de notes

Ø Fonctionnement de l'institution hospitalière et de son environnement