Université Lyon 1 - Chef de Cabinet H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Lyon 1 Université est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
Lyon 1 Université propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, elle s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective. L'équipe de gouvernance de Lyon 1 Université est dirigée par le Président, lui-même assisté par une Directrice de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par la directrice générale des services. Le Cabinet est composé d'une directrice de Cabinet, d'un/une chef/fe de cabinet et de 2 techniciennes en gestion administrative.Le cabinet de la présidence de l'université intervient en appui du Président et de son équipe de gouvernance, et contribue à la mise en oeuvre de la politique de l'université. Il est en relation avec l'ensemble des services, des laboratoires et des composantes de l'établissement, et avec les partenaires (Etat, collectivités, établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche...). La cheffe de cabinet, sous l'autorité de la directrice de cabinet, participe à la mise en oeuvre stratégique de la gouvernance : supervise le bon fonctionnement du cabinet de la présidence, assure la gestion de l'agenda du président, de la directrice de cabinet et de la VP CA, et assure l'encadrement du secrétariat de la présidence. Cet emploi est soumis à une forte activité parfois à des pics d'activité et requiert une grande disponibilité, un sens de l'initiative et une grande réactivité.

Activités principales de l'agent :

Superviser le secrétariat du cabinet de la présidence :

- Coordonner la gestion et le suivi de la correspondance du président, élaborer des réponses en collaboration avec la directrice de cabinet, assurer une veille et un relevé de la boîte email du secrétariat de la présidence
- Mettre en place une gestion partagée et centralisée des informations
- Contribuer au contrôle des documents soumis à la signature du président
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Participer à la gestion des demandes de recours étudiants
- Piloter les cérémonies de remise de distinction honorifiques, participer à l'organisation des cérémonies officielles
- Participer à l'actualisation et la complétude des bases de données et des enquêtes ministérielles

Assurer la gestion de l'agenda du président, de la VP CA et de la directrice de cabinet :

- Veiller à la représentation de la présidence (gérer l'agenda, assurer le suivi des sollicitations, prioriser et mettre en arbitrage les sollicitations, apporter des éléments de contexte )
- Superviser la planification des réunions institutionnelles en collaboration avec la DGS et la directrice de cabinet : s'assurer qu'on ordre du jour existe, préparer la documentation nécessaire et préparer si besoin des notes de synthèse
- Réunir des éléments de langage si une prise de parole du Président est prévue
- Assurer l'encadrement du secrétariat de la présidence composé de deux techniciennes en gestion administrative

Assurer le suivi des relations avec les services de l'université et les partenaires extérieurs : contact immédiat de l'ensemble des collègues internes et des partenaires, la cheffe de cabinet représente les valeurs et les objectifs de la présidence

- Participer aux opérations de communication internes et externes, relayer les positions et les objectifs de la gouvernance

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :outils bureautique Pack Office, internet et intranet

Nous sommes à la recherche d'un candidat de catégorie A (ASI) et/ou B.

Compétences attendues:

- Savoir rédiger des synthèses, notes, procédures et comptes rendus
- Savoir utiliser excel et les tableaux de reportings
- Excellentes capacités à l'écrit et à l'oral, capacités de synthèse
- Appétence pour le travail en équipe

Connaissances:

- Le/la chef/fe de cabinet devra avoir une bonne connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche ainsi que des circuits de décisions de l'université
- Il/elle devra avoir une bonne connaissance du droit et des textes réglementaires et de l'environnement local.
- Il/elle devra avoir le sens de l'organisation, posséder de réelles compétences rédactionnelles et capacités relationnelles et organisationnelles.
- Il/elle devra avoir le sens de l'organisation, posséder de réelles compétences rédactionnelles et capacités relationnelles et organisationnelles. Il/elle devra savoir travailler en équipe, faire preuve de rigueur, discrétion, polyvalence et disponibilité

Savoir être :

- Sens de la diplomacie, du dialogue et de la négociation
- Capacité organisationnelle et de coordination
- Sens de l'anticipation
- Sens aigu de la discrétion et de la loyauté
- Réactivité et anticipation