Assistant Commercial et Administrative H/F - Azur Concept Environnement Services

FICHE DE POSTE - ASSISTANT COMMERCIAL & EXPLOITATION (H/F)

Secteur : Propreté et Services Associés

Intitulé du poste
Assistante Commerciale et Exploitation - Propreté & Services Associés

Positionnement
- Rattachement hiérarchique : Direction / Assistante d'agence
- Relations internes : équipes d'exploitation, chefs d'équipe, service RH, facturation, relances clients
- Relations externes : clients, prospects, fournisseurs, sous-traitants

Missions principales
1. Assistance commerciale
- Gestion administrative des dossiers commerciaux (devis, contrats, avenants)
- Rédaction des offres commerciales via le logiciel ERP (devis, contrats, avenants)
- Suivi des clients (création, mise à jour des fiches clients, contrats, prestations)
- Suivi des appels d'offres (dates marchés publics et privés)
- Interface entre les clients et les équipes d'exploitation (suivi mail générique)
- Suivi des signatures devis, contrats et bons de commande (tableau de suivi pour facturation)
- Réception de demandes clients et des réclamations en lien avec l'exploitation

2. Gestion de l'exploitation
- Validation des devis et contrats (enregistrement dans l'ERP)
- Planification et validation des bons d'interventions en lien avec l'exploitation/direction
- Suivi des différents tableaux de bord (ouvertures de sites, résiliations, devis, etc.)

3. Gestion administrative et facturation
- Préparation et émission des factures clients (uniquement pour les travaux ponctuels)
- Suivi des éléments variables de facturation (heures, prestations exceptionnelles)
- Relances clients et suivi des règlements
- Gestion et classement des documents contractuels
- Rédaction de courriers, comptes rendus et rapports d'activité

Compétences requises
Savoir-faire
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel et Word)
- Utilisation d'outils métiers (ERP, CRM - un plus)
- Capacité à rédiger des offres commerciales
- Capacité à rédiger des courriers clients (en collaboration avec la direction)
Savoir-être
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus d'exploitation
- Excellent relationnel client
- Discrétion et confidentialité

Profil recherché
- Formation : Bac ou plus (Assistant de gestion, BTS SAM, BTS NDRC ou équivalent)
- Expérience : 2 à 5 ans (souhaitée mais pas obligatoire)
- Bonne connaissance des environnements multisites

Experience: Débutant accepté

Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),connaissance outils bureautique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).