Chargé·e d'Accueil et de Secrétariat H/F - France Travail

L'Antenne du CIDFF de l'Aisne recherche un.e chargé-e d'accueil et de secrétariat.

Missions principales :
1/ Assurer l'accueil du public :
Accueillir, sur place ou par téléphone, le public du CIDFF
Assurer la prise de RDV
Noter les messages et les transmettre aux salarié.es et élu.es concerné.es
Orienter le public vers les services internes au CIDFF
Assurer un premier niveau de réponse au public (informations pratiques.)
Organiser l'affichage de l'information et l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du CIDFF à destination du public (plaquettes, affiches, etc.)

2/ Assister les tâches de secrétariat :
Saisir, mettre en forme, enregistrer et envoyer les documents qui lui sont confiés
Enregistrer, envoyer et/ou classer les courriers du CIDFF
Effectuer des tâches de reprographie (photocopie et/ou scan de documents)
Le cas échéant, saisir et envoyer les convocations, les ordres du jour et les comptes rendus de réunions
Assurer l'actualisation des informations du site internet du CIDFF et des réseaux sociaux auxquels le CIDFF adhère

3/ Présenter et classer les documents techniques concernant l'activité du CIDFF :
Assurer le suivi des informations transmises par la FNCIDFF (Intraflash, CIDFF infos.) et les diffuser en interne selon les modalités définies par sa direction
Participer à la saisie des fiches statistiques en cas de besoin

4/ Soutenir la gestion des comptes clients et fournisseurs :
Préparer et suivre les différents contrats liés à la structure (location, assurance, abonnement.)
Préparer et enregistrer les factures
Enregistrer les factures fournisseurs et établir le rapprochement bon de commande / facture

5/ Participer à la gestion des ressources humaines et à l'élaboration des tableaux de bord de gestion de paie :
Préparer et envoyer les éléments pour les nouveaux.elles salarié.e.s
Tenir à jour les tableaux de bord et les documents administratifs RH
Assurer le suivi des visites médicales des salarié.e.s et gérer le lien avec l'AST
Présenter à la direction les demandes des salarié.e.s (congés, absences.) et en assurer le suivi
Assurer le suivi et la vérification des notes de frais des salarié.e.s et présenter à la direction pour validation
Réaliser le suivi et la commande des tickets restaurants
Préparer les variables de paie
Assurer le suivi et les réservations des hôtels et trajets pour les salarié.e.s dans le cadre de leur activité

Selon l'activité de l'association, le.a chargé-e d'accueil et de secrétariat peut être amené.e à être en soutien d'événements ponctuels, mais également d'aide à la construction d'actions spécifiques.

Connaissances :
Souhaitées
du réseau des CIDFF et ses spécificités
du champ d'activité et les missions du réseau des CIDFF
des contenus techniques de son champs d'intervention (secteur de la prévention en santé, de la santé des femmes)
l'environnement institutionnel et partenarial de son champ d'intervention

Nécessaires :
Utilisation des outils bureautiques et des logiciels facilitants la communication (Outlook, Canva, Excel, etc.)

Savoirs :
Travailler en équipe
S'exprimer en public
Concevoir et rédiger des documents techniques
S'adapter et s'organiser aux évolutions de l'association
Connaître le champ de la prévention en santé spécifiquement sur l'accompagnement des femmes.

Qualités :
Curiosité professionnelle
Autonomie
Sens de l'organisation et de la relation professionnelle

Obligation de réserve sur l'ensemble des documents et informations traités.

Le poste est basé à Soissons.

Niveau requis :
Bac +3 minimum.
Minimum 3 ans d'expérience.

Experience: 24 Mois - poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Assistant comptable,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Contrôler la conformité des données,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Organiser l'agenda des réunions,PACK OFFICE / CANVA

Langues: Anglais souhaité,Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).