Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - France Travail

Vos missions :

- Secrétariat et administration :
Gérer les appels téléphoniques et le courrier (mail et postal).
Rédiger les courriers, notes de service et d'information.
Rédiger les convocations, invitations et comptes-rendus de réunions.
Classer et archiver les dossiers administratifs (résidents et personnels).
Mettre en forme les menus et animations et envoi hebdomadaire aux familles par mail.
Actualiser l'affichage (obligatoire et non obligatoire).
Commander les draps au BIVA de façon hebdomadaire.
Participer au comité de bientraitance.
Participer aux réunions et analyser en équipe les événements indésirables et les plaintes et réclamations.
Adapter les documents aux personnes accueillies (version simplifiée).

- Gestion des résidents et des familles :
Accueillir les nouveaux résidents et leurs proches.
Mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.
Mettre à jour auprès des partenaires les entrées et sorties des résidents (Sécurité sociale, CAF, département).
Accompagner les résidents et leur proche dans les démarches (demande d'APA, CAF, ASH)
Actualiser les tableaux.
Répondre aux sollicitations diverses (demande de coiffeur, pédicure, réflexologue).
Rédiger les enquêtes de satisfaction annuelles et analyse avec la direction.

- Gestion du personnel :
Préparer les contrats de travail et les formalités d'embauche et de sortie.
Suivre les dossiers du personnel : signature des divers documents (chartes, procédures.) mettre à jour le tableau des arrêts maladie.
Actualiser l'affichage (obligatoire et non obligatoire).
Demander la prise en charge et assurer le suivi des formations auprès de l'OPCO.
Ecouter et prendre en compte les demandes diverses.
Rédiger les enquêtes de satisfaction annuelles et analyser avec la direction.

Horaires : de 9h00 à 12h30 du Lundi au Vendredi, évolutif vers temps plein d'ici juillet-août 2026.

Experience: Débutant accepté - Autonomie requise

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maîtriser logiciels WORD, EXCEL, Internet,Maîtriser l'orthographe,Mettre en forme des documents,Technique de prise de notes

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.