Gestionnaire de Formations Universitaires H/F - France Travail

Mission principale : Conduire les opérations et actes de gestion administrative liés aux scolarités de trois parcours de master en Management des Systèmes d'Information : un en M1 apprentissage, un en M1 voie classique et un en M2 formation continue.

Niveau et nature des responsabilités :
- Gestion administrative de la scolarité du M2 Executive MSIC en formation continue, des candidatures à l'inscription administrative et à la délivrance du diplôme, communications avec les étudiants, enseignants, services centraux de l'université et organismes financeurs.
- Gestion administrative de la scolarité du M1 MSI par la voie de l'apprentissage, des candidatures à l'inscription administrative et à la délivrance du diplôme, communications avec les étudiants, enseignants, entreprises et le CFA
- Gestion administrative de la scolarité du M1 MSI voie classique, des candidatures à l'inscription administrative et à la délivrance du diplôme, communications avec les étudiants, enseignants et services centraux de l'université

Contraintes liées au travail : 8h30-16h30 ; 7 heures par jour avec une pause méridienne ; aménagements ponctuels possibles.

ACTIVITES (une description plus détaillée sera fournie en cas de manifestation d'intérêt, en amont de l'entretien):
- Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, emplois du temps, examens, jurys, délibérations) ;
- Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents ;
- Vérification des dossiers d'inscriptions administratives des étudiants en apprentissage et en formation continue avant envoie centralisé au service des inscriptions administratives (SIA) ;
- Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d'examen et des supports de cours, saisie des notes, rattrapages de cours.
- Assurer les relations avec le service du planning et le service RH le cas échéant ;

- Pour le M1 en APPRENTISSAGE, assurer la coordination avec le CFA pour le groupe M1 MSI apprentissage (feuilles de présence des apprentis, utilisées comme base pour l'édition des factures au CFA, retournées au CFA à la fin chaque session universitaire de deux semaines);
- Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l'assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d'apprentissage en cas de besoin) ;

- Pour M1 en VOIE CLASSIQUE, réaliser les plannings en collaboration avec le/la responsable de scolarité de l'EMS et les scolarités des autres mentions avec lesquelles nous avons des cours mutualisés; faciliter les inscriptions pédagogiques ; réserver les salles en collaboration avec le Planning central pour les cours et les examens qui ont été déclarées sous la responsabilité de la mention MSI ;

- Pour le M2 en FORMATION CONTINUE, interface avec les entreprises et les organismes financeurs (préparation des contrats pédagogiques et des annexes financières ; suivi de l'assiduité des auditeurs)
- Création des conventions pour les auditeurs en formation continue via le logiciel dédié ; envoi des conventions aux souscripteurs, gestion et centralisation des modalités de règlements des étudiants (FC) pour transmission à la comptabilité de la FCPS ; suivi financier et assistance à la gestion des litiges financiers des étudiants FC en cas de besoin ; création de certificats administratifs ;
- Remontée des attestations de présence mensuelles aux étudiants, au service comptable de la FCPS et à la DAFB + suivi d'assiduité (notamment pour les organismes financeurs) ;

Les « SAVOIR-FAIRE » :
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
- Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
- Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités

Experience: 24 Mois

Compétences: Assurer la liaison entre les formateurs et les apprenants,Assurer le suivi administratif des stagiaires (attestations de participation, transmission des informations aux préfectures, etc),Assurer le suivi de la formation et le tracer dans les outils de suivi pédagogique à disposition,Assurer le suivi post-formation des stagiaires,Informer les formateurs de leur calendrier d'interventions,Suivre les horaires : feuilles d'émargement des stagiaires et suivi horaire des formateurs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.