Chargé de Mission Coordination Administrative - Conseil Departemental du Nord H/F - Conseils départementaux

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Sous l'autorité directe de la directrice Sport Culture, vous coordonnez et animez les activités administratives et du secrétariat (réparties en central , dans les services et dans les équipements culturels)
Vous contribuez à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d'optimiser l'organisation de l'activité.
Vous assurez le suivi de la politique de gestion des ressources notamment en matière de Ressources Humaines.
Vous prenez en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en vous appuyant sur votre capacité à maitriser les enjeux et vous avez un rôle d'aide à la décision auprès du directeur et du directeur adjoint.
Vous produisez des éléments opérationnels d'aides à la décision et oeuvrez à leur diffusion auprès des managers de la direction.

Véritable interface entre les pôles et/ou services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.

En outre, vous intervenez dans :
- La coordination RH de toute la direction ( DDG, besoins RH, fiche de poste, formation, recrutement...)
- le suivi des dossiers demandés par le Cabinet du Président, de la Vice-Présidente et la Direction Générale des Services,
- le suivi du processus délibératif,
- la gestion de l'emploi du temps et la programmation des réunions

Relations professionnelles
Internes : Assistant(e)s de direction, Directeurs, Responsables de pôle, Responsables de service. Secrétariat Général, autres Directions Générales Adjointes, Direction Générale des Services, Cabinet.
Externes : Partenaires du secteur d'activité, collectivités et services de l'Etat.

Contexte : La DGA Solidarité Territoriale est composée de 8 directions thématiques : un Secrétariat Général, une direction de la Voirie, une direction des Bâtiments, une direction de l'Immobilier, une direction Territoires et Transitions, une direction Ruralité et Environnement, une direction des Collèges et une direction Sports et Culture.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059260128000541-charge-mission-coordination-administrative?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Savoir faire

Animation de l'activité de l'équipe
- Travailler en mode transversal
- Animer l'équipe de secrétariat
- Organiser et planifier les activités de l'équipe
- Structurer la diffusion de l'information
- Décider, communiquer et faire adhérer
- Prioriser ou hiérarchiser les interventions

Participer à l'élaboration, à la mise en oeuvre, à l'animation, au suivi et à l'évaluation des politiques de gestion des ressources - fonctions supports
Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
- Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
- Participer aux réunions
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

Instruction des dossiers et application des procédures
- Appliquer des procédures administratives et vérifier la conformité des pièces et des dossiers
- Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
- Rédiger des fiches techniques et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
- Valider des écrits professionnels et assurer la transmission aux services compétents

Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique
- Moderniser et optimiser les procédures administratives
- Enrichir des bases documentaires et d'information
- Constituer et animer un réseau d'échange

Veille et observation sur les pratiques professionnelles
- Identifier et expérimenter de nouvelles techniques et de nouvelles pratiques professionnelles
- Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
- Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles

Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
- Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST

Savoirs

- Instances et processus de décision de la collectivité
- Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Organigramme de la collectivité
- Techniques et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
- Procédures en vigueur
- Techniques de renseignement des tableaux de bord
- Procédures et formalités administratives
- Procédures de transmission de l'information et techniques rédactionnelles
- Procédures d'archivage et techniques de classement

Savoir - être

- Faire preuve de réactivité
- Etre force de proposition
- Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
- Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
- Discrétion
- Rigueur