Assistant de Gestion Administrative et Patrimoniale H/F - OFISI

OFISI est un secrétariat privé et professionnel haut de gamme, au service d'une clientèle exigeante : chefs d'entreprise, professions libérales, sportifs professionnels et clients à forts enjeux patrimoniaux.
Reconnue pour son exigence, sa confidentialité et la qualité de ses prestations, OFISI place également le bien-être de ses équipes au coeur de son organisation.

Dans le cadre de son développement, OFISI recrute un(e) Assistant(e) de gestion administrative et patrimoniale en CDI, basé(e) exclusivement à La Mézière.
Vous prenez en charge un portefeuille de clients, pour lesquels vous intervenez selon des procédures strictes et sécurisées.
Vous êtes au coeur de la relation client, en lien permanent avec leurs conseils (notaires, avocats, experts-comptables, banquiers).

Vous assurez la gestion complète des dossiers privés et/ou professionnels des clients :
Gestion du courrier postal et électronique (tri, traitement, classement)
Prise de rendez-vous et coordination des agendas
Analyse, contrôle et vérification de documents (juridiques, immobiliers, financiers)
Rédaction de courriers et documents administratifs
Contrôle, suivi et paiement des factures
Préparation des éléments nécessaires à l'imposition
Gestion immobilière (administrative)
Relations avec les services publics et institutions
Négociation de contrats
Organisation de loisirs et de voyages

Le poste est sédentaire, la relation client s'effectuant principalement par téléphone et via une application dédiée.

Profil recherché
4 ans minimum d'expérience professionnelle (impératif)
Expérience idéalement acquise dans les domaines de l'immobilier, notariat, banque ou assurance
Niveau Bac +2 apprécié (Assistant administratif, Assistant de direction, Clerc de notaire, Banque, Assurance, Gestion locative.)
Le diplôme n'est pas obligatoire : votre expérience et vos compétences terrain priment.

Compétences & qualités attendues
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et d'Internet
Très haut niveau d'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, rédaction)
Grande rigueur et sens du détail
Forte capacité d'organisation et de priorisation
Travail en binôme
Esprit d'analyse et de synthèse
Polyvalence et adaptabilité
Discrétion absolue et respect du secret professionnel
Sens du relationnel et posture professionnelle irréprochable
Esprit positif et engagé

Ce que nous vous proposons :
CDI
Poste 100 % sédentaire et 100% présentiel (La Mézière)
Environnement calme, élégant et structuré
2 collaborateurs maximum par bureau
Horaires compatibles avec la vie familiale - Fermeture du secrétariat à 17h - RTT

Experience: 4 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Améliorer des procédures administratives,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Traiter les factures et les rapprochements bancaires,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.