Assistant Administratif et Logistique H/F - Inserm Us19

En relation avec le Responsable logistique et le data-manager, vous planifiez et coordonnez les transports d'échantillons biologiques d'une centaine de laboratoires en France et 15 à l'international, vers le laboratoire centralisateur situé à Bordeaux. Vous êtes l'interlocuteur privilégié des laboratoires et du transporteur. Vous avez en charge le suivi de la bonne exécution de ces transferts et devez gérer les éventuelles situations de transports retardés ou non enlevés. Vous êtes également en charge de vérifier la bonne compréhension des procédures de saisie des échantillons et de transport par les laboratoires expéditeurs. Vous serez formé à l'utilisation de notre logiciel central (LIMS) permettant de suivre en temps réel la saisie des échantillons par les laboratoires expéditeurs, les transports d'échantillons et les stocks de matériels des laboratoires locaux. Vous devrez accompagner les laboratoires dans l'utilisation de cette plateforme informatique et l'exécution de nos procédures.

Ce poste exige de bonnes capacités de communication et d'adaptation, ainsi que dynamisme, rigueur, organisation et sens du travail en équipe. Une aisance informatique est impérative pour prendre en main rapidement notre logiciel central de gestion des saisies des échantillons par les laboratoires et de suivis des transports et du stock. Aucun contact avec les échantillons n'est à prévoir.
Vos activités principales:
- Secrétariat : appels téléphoniques, mailings.
- Programmation des transports avec les laboratoires expéditeurs/transporteur via une plateforme spécialisée.
- Veillez au respect de la réglementation des transports d'échantillons biologiques à laquelle vous serez formé
- Vérification/validation des factures du transporteur
- Suivi et remontée (au transporteur et aux équipes) des dysfonctionnements lors des transports de prélèvements
- Création et mise à jour régulière des tableaux de bords de suivi de l'activité et des indicateurs qualité.
- Mise à jour de l'annuaire laboratoire
- Informer et accompagner les laboratoires dans l'utilisation du logiciel et la compréhension des procédures.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.