Assistante en Centre de Formation H/F - Amn Conseil et Formation

Dans le cadre de la structuration et du développement de ses activités, AMN Conseil &Formation recrute un assistant administratif (H/F) afin de prendre en charge l'ensemble de la gestion administrative, organisationnelle et logistique.
Ce poste est clé : il vise à sécuriser les process, fluidifier l'activité et permettre à la dirigeante de se recentrer sur la stratégie, l'innovation et le développement.
Vos missions :
Gestion administrative des formations
- Élaboration et suivi des devis, conventions et contrats clients
- Gestion administrative complète des actions de formation (avant / pendant /
après)
- Facturation clients et suivi des règlements
- Élaboration et suivi des contrats formateurs
- Constitution et vérification des dossiers de formation (émargements,
attestations, évaluations, bilans.)
Organisation et logistique
- Planification et suivi du calendrier des formations
- Organisation logistique des formations (principalement en présentiel)
- Préparation du matériel pédagogique
- Vérification que tout est prêt et conforme chez le client (documents, supports, matériel)
Démarche qualité - Qualiopi
- Application rigoureuse de la démarche qualité Qualiopi
- Suivi des procédures et documents qualité
- Contribution à la préparation des audits
- Alerte de la direction en cas de non-conformité ou de point de vigilance
Suivi administratif et comptable
- Suivi du paiement des factures clients
- Transmission complète et régulière des pièces comptables au cabinet
comptable
- Interface administrative avec le cabinet comptable
Savoir-faire
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outils collaboratifs)
- Capacité à s'approprier rapidement des logiciels métiers
- Compréhension des process administratifs et comptables
- Rigueur dans la gestion documentaire
Savoir-être
- Organisation et méthode irréprochables
- Autonomie et fiabilité
- Sens aigu des priorités
- Discrétion
- Professionnalisme
- Capacité à rendre compte de manière claire et factuelle

Experience: 1 An(s) - en centre de formation ou PME

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative du personnel,Assurer la gestion administrative d'une activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.