Assistant Administratif et Financier - Communauté d'Agglomération Paris Saclay H/F - Structures de coopération territoriale
- Orsay - 91
- Fonctionnaire
- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
L'agglomération Paris Saclay recrute dans le cadre d'une création de poste au sein de la direction des Mobilités, son futur assistant administratif et financier H/F, basé à Orsay.
Il aura en charge :
- le secrétariat de la direction
- la gestion des crédits
Mission 1 : Secrétariat administratif de la direction :
- Gérer les agendas du directeur et des agents de la direction,
- Organiser des réunions internes et externes pour les agents de la direction : préparer et diffuser les ordres du jour, préparer les salles de réunion, prévoir les outils nécessaires (informatique, ...),
- Assurer le respect des délais de transmission de documents avant les réunions,
- Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier de la direction,
- Suivre les notes émises par les agents de la direction envers la direction générale et le cabinet,
- Participer aux réunions de la direction et à la communication interne,
- Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus,
- Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire),
- Mettre à jour le planning de congés de la direction,
- En lien avec le service des Assemblées, assurer le respect des échéances par les agents de la direction pour les instances institutionnelles,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques (en particulier les demandes liées aux services de mobilité vers la chargée des relations usagers) et réorienter les courriers informatiques.
Mission 2 : Gestion des crédits de la direction des mobilités
- Mettre à jour l'outil de suivi budgétaire pour les activités de la direction des mobilités,
- Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en lien avec la responsable budgétaire du pôle et le directeur,
- Saisir et contrôler des bons de commandes, engagements en dépenses,
- Rapprocher les factures réceptionnées,
- Veiller au calendrier budgétaire et à la consommation des crédits,
- Assister la direction dans la préparation budgétaire,
- Effectuer les bilans financiers et administratifs.
Le profil recherché
- Diplôme requis : Bac pro à Bac +2 type secrétariat/assistanat, gestion PME/PMI.
- Expérience requise sur le poste : 2 ans d'expérience sur un poste similaire. La connaissance de la fonction publique territoriale est un atout.
- Niveau d'expertise attendu sur le poste : expérimenté / confirmé.