Assistant·e de la Direction Générale H/F - Institut Agro

Localisation :
Le poste est localisé à l'Institut Agro Montpellier.
L'école de Montpellier rassemble 445 personnels, dont 83 enseignants et enseignants-chercheurs (répartis au sein de 20 unités de recherche).

Pour en savoir plus :
https://www.institut-agro.fr/fr
www.institut-agro-montpellier.fr

Rattachement hiérarchique :
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la chargée des affaires statutaires et institutionnelles de l'Institut Agro.Les missions :
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction générale de l'Institut Agro.
- Assister la directrice générale, le secrétaire général, la directrice de cabinet, la directrice des partenariats et de la politique scientifique, la directrice du pilotage stratégique et de l'évaluation, la directrice de la communication et la déléguée générale de la Fondation et simplifier l'organisation de leur travail.
- Appuyer, la chargée des affaires statutaires et institutionnelles et les directeurs et directrices des fonctions supports de la direction générale de l'Institut Agro .
- Appuyer, en tant que de besoin, les responsables des écoles en charge de mission transverses qui concernent l'ensemble du collectif de l'Institut Agro.

Les activités dévolues à ce poste sont notamment les suivantes :
- Suivre les dossiers de la direction générale de l'Institut Agro et réunir les éléments d'aide à la décision : rédaction de courriers et suivi des dossiers, suivi des conventions, gestion des contacts internes et externes, gestion en propre de certains dossiers, suivi des congés.
- Gérer les missions (OM, billets, hôtels, états de frais, adhésions, inscription formation, ...)
- Gérer les agendas de la direction générale:
- organiser les rendez-vous à leur demande
- organiser les réunions internes et externes ;
- réserver les salles et le matériel nécessaires ;
- organiser les déplacements (train, avion, hôtel...) et gérer les frais de mission
- Diffuser le courrier « arrivée » au sein des différents services et en assurer le suivi pour la direction générale
-Participer à l'organisation d'évènements en lien avec la directrice de cabinet et la direction de la communication de l'Institut Agro
- Gérer le classement et l'archivage numérique et physique des dossiers.
- Assurer la gestion financière des opérations de la direction générale.
- Organiser le Codir de l'Institut Agro en lien avec la directrice de cabinet : préparer l'ordre du jour, envoyer les invitations et rédiger relevés de conclusions et assurer le suivi.
- Assurer les relations avec les directions des écoles (Dijon, Montpellier, Rennes -Angers), notamment par une coordination étroite avec leur secrétariat de direction.
- Assurer les relations avec les services ou cabinets des administrations de l'Etat, des collectivités territoriales et des partenaires de l'établissement
- Assurer la suppléance de la gestionnaire des affaires statutaires et en tant que de besoin.
- Assurer la fonction de référent travaux pour la direction générale
- Appuyer la direction générale sur des dossiers spécifiques (préparation audits CTI, HCERES,...).

Champs relationnels :
- Membres de la direction générale de l'Institut Agro
- Ensemble des personnels de l'établissement, et les assistantes de direction des autres écoles.
- Partenaires externes à l'international, au national et au local.

Savoirs / Savoir-faire :
S'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance : rédaction des courriers, notes ou comptes rendus, gestion des dossiers (ouverture, classement) et de leur suivi.
Connaître l'environnement institutionnel.
Exécuter les tâches avec soin, efficacité et rigueur.
Détenir une capacité d'adaptation à l'évolution du poste ou de son environnement.
Montrer une capacité de conception et d'adaptation des procédures.
Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative.
Maîtriser l'utilisation basique des suites logicielles bureautiques (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations)
Être à l'aise avec les outils numériques: tableaux de bord, messagerie, agenda, signature électronique, outils collaboratifs, réalisation de sondages, etc..
Anglais: compréhension écrite et réponses téléphoniques

Savoir-être :
Confidentialité et discrétion, sens de la diplomatie
Réactivité
Savoir travailler en équipe ou en réseau.
Savoir argumenter et négocier.
Offrir un service de qualité aux usagers internes et externes.
Savoir s'intégrer dans une communauté éducative (services, centres, exploitation).
Posséder la faculté de s'ouvrir à l'environnement professionnel, social et culturel de l'établissement et sur les différentes missions qui sont confiées.
Savoir s'investir et participer à un projet dans le cadre du projet d'établissement.