Assistante Administrative et Technique 93 H/F - GIF emploi

Notre agence GIF 5 est depuis plus de 59 ans spécialisée dans différents domaines de compétence tels que le bâtiment, la mécanique ou encore l'ingénierie.

Nos niveaux d'intervention s'appliquant entre autres, aux bureaux d'études.

Nous recherchons pour l'un de nos clients une entreprise spécialisée dans la climatisation/CVC intervenant sur plusieurs chantiers en IDF, une Assistante administrative et technique sur Rosny sous Bois (93).

Dans le cadre de votre mission, vous serez l'interface entre les conducteurs de travaux, les techniciens et l'entreprise afin d'assurer la gestion administrative quotidienne liée aux suivis des travaux, aux appels d'offres et à la sous-traitance.

Vos missions seront les suivantes :

Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques

- En cas de réclamation client identifiée, créer et gérer l'action de suivi réclamation dans le logiciel de GRC - CRM
- Participer à la gestion et au suivi des sinistres relatifs aux installations
- Renseigner les outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les met à jour
- Elaborer et rédiger des courriers, rapports, notes pour les responsables
- Préparer, organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles,) et rédiger les comptes rendus de réunion
- Organiser les rendez-vous pour les responsables
- Gérer le classement des services opérationnels et ou du centre et l'archivage
- Réaliser les bons de commandes de matériel pour les collaborateurs des services opérationnels
- Gérer le suivi administratif des sinistre et contentieux
- Identifier et transmet les appels d'offre à l'aide notamment des logiciels mis à disposition
- Préparer les dossiers administratifs et de remise d'offres pour les appels d'offres publics / privés ou pour tout dossier commercial
- Mettre en forme les dossiers techniques et les mémoires
- Assurer le suivi administratif du dossier commercial
- Ouvrir et assurer le suivi des codes chantier ou affaires
- Saisir les devis à l'aide du logiciel ONAYA
- Renseigner la GRC -CRM
- Assurer le suivi administratif des déclarations de sous-traitance et paiement direct
- Renseigner les outils de suivi des tableaux de bord et les mettre à jour
- Créer des ITV sur demande

Démarrage rapide
Lieu de mission : Rosny sous bois (93)
Durée : longue durée (pré embauche CDI)
Salaire en fonction de l'expérience/profil + indemnité intérim (10%IFM + 10% ICP)

Vous pouvez retrouver la vie de l'agence ainsi que toutes nos annonces sur la page de notre directeur sur LinkedIn : http://****/in/christophe-mercier95/
Ou sur notre groupe : http://****/groups/13885203/

GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Vous bénéficiez d'une formation Bac à Bac +3 dans le domaine administratif.

- Vous justifiez d'une expérience de 2 à 5 ans dans une fonction similaire ou un domaine proche (BTP, Maintenance, Chauffage) en relation avec les clients publics.
- Vous êtes rigoureux, organisé et méthodique dans l'exécution de vos tâches.
- Connaissance des AO (appels d'offres)