Gestionnaire Administratif·ve H/F - Foyer Jeunes Travailleuses Travailleurs

Description de l'association :
Depuis 1965, Le Flore Habitat Jeunes loge des jeunes âgées de 16 à 30 ans venant réaliser leur projet professionnel sur Le Mans Métropole. La durée des séjours peut varier de quelques semaines à plusieurs mois. Logement principal dans des chambres, studios ou appartements et ponctuel pour les alternants en chambre partagée.

Description du poste :
Dans un esprit de travail en transversalité, vous effectuerez les missions suivantes :
- Accueil physique et téléphonique : répondre au téléphone et apporter les premiers renseignements, passer les communications au bon interlocuteur, accueillir et orienter les résidents, les partenaires, les prestataires.
- Encaisser et saisir les loyers : en lien avec la comptabilité et la gestion locative.
- Suivre les réservations de l'Auberge de Jeunesse, traiter les demandes de groupes, renseigner, établir des devis.
- Gestion et relance des facturations résidents, alternants, locations de salles, groupes AJ
- Tenue de la boite mail avec réponses adaptées à l'interlocuteur
- Tenue de la caisse auberge
- Commandes papeterie et timbres
- Gestion des remises de chèques hebdomadaires, de l'envoi des chèques vacances (2fois/an)
- Gestion de la distribution du courrier et mise sous pli
- Gestion des factures « prises en charge » et relances impayés
- Relevé des repas supplémentaires et saisie des repas après l'heure dans le logiciel de restauration
- Création et gestion de badges automatisés et suivi des accès aux parties privées

Profil recherché :
Une attention particulière à la confidentialité et à la distance professionnelle est demandée ainsi qu'un sens de l'accueil, de l'observation, de la réactivité et de la ponctualité.
Logiciels : Word, Excel utilisation basique ; serait un plus : Sihaj, Chorus, Régalis et ARD
CDD remplacement congé maternité de 8mois. Idéal pour consolider des compétences, expérience demandée minimum 1an sur poste similaire.

Conditions du poste
Convention collective de l'Habitat et du Logement Accompagné, emploi repère 9 (Agent technique d'administration et de gestion), rémunération brute mensuelle : 1 700 à 1 800 €, indemnité mensuelle brute de fonction à l'appui à l'accompagnement social : 140 €, 13ème mois proportionnel aux salaires perçus durant l'année et tickets restaurants.

Contact :
Lettre de Motivation et CV à adresser à Stéphane Hérisson, directeur du Flore Habitat Jeunes, de préférence par mail ou déposé à l'accueil jusqu'au 8 mars, entretien prévu entre le 16 et 20 mars en fonction de vos disponibilités

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.