Secretaire d'Accueil - Mairie de Crolles H/F - Communes

Situé entre Grenoble et Chambéry, au coeur de la vallée du Grésivaudan, la Ville de Crolles, certifiée « Qualivilles » recrute un(e) secrétaire d'accueil (H/F). Sous l'autorité de la responsable du pôle développement social au sein de la direction des services à la population, et en lien étroit avec les référents d'unité, vous êtes un acteur clé de l'accueil du public. Par la qualité de votre écoute, de votre information et de votre orientation, vous contribuez à l'accès aux droits des habitants, au repérage du pôle comme lieu ressource et à l'optimisation de l'organisation du pôle développement social. Vous êtes également amené(e) à intervenir, sur une partie de votre temps de travail, au Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), dans le cadre d'une mise à disposition formalisée.

- Accueillir, écouter, informer et orienter le public, en présentiel, par téléphone et via les outils numériques.
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques des usagers.
- Informer sur les activités, dispositifs et services du pôle développement social.
- Assurer les inscriptions aux activités et dispositifs proposés.
- Accueillir les usagers pour les aides aux vacances ou aux activités et calculer le quotient familial si nécessaire.
- Constituer, traiter et vérifier les dossiers de demandes d'aides.
- Contrôler la recevabilité des dossiers administratifs déposés.
- Assurer les permanences numériques auprès du public.
- Appliquer les principes de la démarche qualité et du référentiel de la « certificat Qualivilles ».
- Gérer les demandes de rendez-vous des responsables et organiser les agendas.
- Alerter sur les éventuelles difficultés de planification.
- Rédiger des documents administratifs (courriers, comptes rendus).
- Enregistrer et suivre le courrier entrant et sortant.
- Assurer la diffusion de l'information et la mise à jour des affichages du pôle.
- Créer et mettre en page des supports de communication dans le respect de la charte graphique.
- Organiser des réunions ou événements et gérer la logistique associée.
- Gérer les stocks de fournitures et effectuer les commandes.
- Assurer la gestion administrative du portage de repas (commandes, facturation, suivi).
- Participer à l'accueil et au secrétariat du CCAS dans le cadre de la mise à disposition.
- Contribuer à la vie de la collectivité et intervenir ponctuellement en appui des services.

- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales apprécié
- Bonne connaissance du cadre de l'action sociale, des dispositifs d'aide et des publics concernés.
- Aptitude à l'écoute active, à l'analyse des demandes et à l'orientation des usagers.
- Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des règles de la rédaction administrative.
- Capacité à gérer des dossiers, organiser des rendez-vous et rendre compte de son activité.
- Qualités relationnelles, discrétion professionnelle, esprit d'équipe et sens du service public.