Assistant de Direction H/F - ASEA Nord Franche comt

L'ASSOCIATION :
L'Association de Sauvegarde de l'Enfant à l'Adulte Nord Franche-Comté (ASEA-NFC), régie par la loi du 1er juillet 1901, à but non lucratif, est engagée dans l'accompagnement social, éducatif et médical d'enfants, d'adolescents, ainsi que de leur famille rencontrant des difficultés. Ses actions se déclinent dans 4 secteurs d'activité :
- secteur de la protection de l'enfance,
- secteur du médico-social,
- secteur d'accompagnement à la parentalité,
- dispositif formation insertion.

LA STRUCTURE :
L'ASEA-NFC recherche pour son centre médico-psycho-pédagogique (CMPP) site de Montbéliard, antenne L'Isle-Sur-Le-Doubs, un(e) assistant(e) de direction en contrat à durée indéterminée à temps plein (1 ETP), dans le cadre d'une modulation annuelle, à compter du lundi 2 mars 2026.
Vous assurez votre mission au sein d'une structure, qui accueille en soins ambulatoires, des enfants, adolescents et jeunes adultes de 0 à 20 ans ayant des difficultés psychiques et/ou d'apprentissage, au sein d'une équipe pluridisciplinaire composée d'une trentaine de personnes (médecins, psychologues, de neuropsychologues, de psychopédagogues, d'orthophonistes, de psychomotriciens et de secrétaires).

VOS MISSIONS :
Rattaché(e) à la direction, vous contribuez au fonctionnement administratif, organisationnel et RH du CMPP. Votre rôle s'articule autour de 4 axes principaux :
Gestion administrative
- Gestion de l'agenda et du planning de la direction (logiciel VT Indivisu).
- Préparation de notes, courriers, documents institutionnels et rapports.
- Mise à jour de tableaux de bord mensuels, statistiques et données ARS/CNSA.
- Collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire, les bénéficiaires et les partenaires.
- Lien administratif avec la secrétaire de l'antenne : appui procédure, logiciel métier, transmission des informations courantes et des directives de la direction.
- Organisation du classement et archivage annuel.
Gestion courante de l'établissement
- Secrétariat courant de direction (courriers, mails génériques, diffusion d'informations).
- Planification des réunions, élaboration des ordres du jour et rédaction des comptes rendus.
- Mise à jour du calendrier institutionnel annuel.
- Suivi des fournitures : recensement des besoins, commandes, réception et pointage.
- Suivi des relations avec les fournisseurs, services techniques et informatiques.
- Mise à jour de l'inventaire de la bibliothèque.

Gestion des Ressources Humaines
- Préparation de l'accueil des nouveaux salariés (planning d'immersion, droits informatiques, information sur l'annualisation.).
- Suivi des absences, congés, annualisation, formations.
- Transmission à la direction des documents institutionnels des documents RH qui lui sont adressés (demandes d'absences, de congés, .) et enregistrement dans VT des informations (type de congés, .)
- Transmission des candidatures spontanées et échanges avec les services RH.
- Vérification et envoi des demandes de remboursements (déplacements, achats, formations).
- Mise à jour des tableaux d'affichage internes.
Appui au secrétariat médical
En soutien à l'équipe secrétariat, vous assurez ponctuellement pour garantir la continuité de service:
- l'accueil physique,
- l'accueil téléphonique,

VOTRE PROFIL :
Excellentes qualités relationnelles, sens de la diplomatie et de la bienveillance.
Maîtrise de l'expression écrite et orale.
Aisance avec les outils informatiques et logiciels professionnels.
Rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Diplôme souhaité : Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) / Secrétaire de direction)
Expérience souhaitée : 2 ans minimum dans un poste similaire ou fonction équivalente

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.