Assistant de Direction H/F - Teractem

A propos de Teractem
Chez Teractem, nous mettons notre énergie au service des enjeux du territoire haut-savoyard. Notre singularité ? Allier efficacité économique et sens de l'intérêt général, au coeur de chacune de nos actions.
En tant que maître d'ouvrage, nous réalisons des projets d'aménagement, de construction et de commercialisation de programmes neufs. Qu'il s'agisse de logements, de commerces ou d'équipements publics, nous intervenons en partenariat avec les collectivités territoriales et les investisseurs institutionnels privés.
Dirigée par une équipe expérimentée et dynamique, nous plaçons l'humain au coeur de notre organisation, offrant à nos collaborateurs liberté d'initiative et de décision, dans le respect de nos valeurs.

Votre rôle au sein de Teractem
Rattaché(e) au Comité de Direction, vous occupez un rôle central au sein de l'organisation. Véritable interface entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes, vous facilitez l'exercice des responsabilités de gouvernance et contribuez à la fluidité de l'information.

Vos missions principales :
1. Assistance organisationnelle et appui stratégique à la Direction
- Anticiper, gérer et optimiser les agendas, les courriers, les appels, les déplacements de la Direction Générale.
- Organiser et préparer les réunions internes et externes (Comité de Direction, Comité opérationnels, diverses réunions internes, etc.).
- Participer aux réunions du Comité Opérationnel et rédiger les comptes rendus,
- Suivre les actions à mettre en place, alerter sur les priorités, urgences et points de vigilances.
- Prendre en charge et apporter un soutien aux dossiers spécifiques confiés par la Direction Générale.

2. Vie sociale et gouvernance de la société
- Préparer et suivre les Conseils d'Administration, Assemblées Générales et comités (convocations, dossiers, procès-verbaux, registres) de TERACTEM et de ses filiales opérationnelles.
- Elaborer et contrôler les dossiers de présentation des délibérations et veiller au respect des procédures internes. Gérer les formalités administratives et juridiques liées à la vie sociale : modification du Kbis, composition des organes légaux, registres légaux, nouvelles entrées au capital, création de filiales.
- Contribuer au suivi de l'actionnariat et à la relation avec les actionnaires publics et privés, et des partenaires.

3. Communication, relations publiques et évènements
- Assurer le déploiement de la communication directe de la Direction et coordonner la transmission des informations internes et externes.
- Suivre et actualiser les listings des actionnaires, partenaires, etc.
- Assurer l'organisation de la communication et la coordination de la logistique événementielle : inaugurations, manifestations officielles, salons professionnels.
- Veiller à la mise en oeuvre de la charte graphique, des archivages et classements communs et à la valorisation des actions de la société.

4. Support administratif, contractualisation et appels d'offres
- Assurer la centralisation, classement et suivi de la contractualisation des sociétés et appui le développement de la société.
- Assurer la coordination, en lien avec les Chefs de projets désignés et les fonctions juridiques, des réponses aux appels d'offres et aux procédures assimilées ; préparation des étapes de validation et de dépôt.
- Veiller au respect des échéances et procédures dans le cadre des consultations et marchés.
- Assurer le suivi documentaire et la traçabilité des contrats.

5. Soutien transversal et continuité de service
- Assurer un renfort ponctuel auprès des équipes ressources humaines, finance et moyens généraux, en fonction des besoins.
- Assurer la gestion du suivi des assurances de la société : déclaration et gestion des sinistres (notamment assurance automobile) et relation avec les interlocuteurs dédiés
- Assurer la gestion et le suivi des contrats internes

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Promotion immobilière de logements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).