Assistant Copropriété - CDD H/F - Lyon Métropole Habitat

Garance syndic de copropriété, notre syndic interne, situé à Villeurbanne, recrute un(e) assistant(e) syndic copropriétés (H/F) à temps plein en CDD de 12 mois dans le cadre d'une création de poste.

Rattaché(e) à sa directrice, vous travaillez au sein d'une équipe constituée d'une douzaine de collaborateurs.

Vos principales missions seront de faciliter la production administrative et d'être l'interface relationnelle entre les copropriétaires et les gestionnaires :
- Assister les gestionnaires de copropriété (mutualisation) sur un portefeuille défini
- Suivre les demandes des copropriétaires
- Réserver les salles pour les AG et suivi
- Diffuser les PV d'AG aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés, mettre à jour le registre de copropriété + gestion du registre des mandats
- Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires
- Déclarer les sinistres en MRI
- Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs
- Classer et suivre des dossiers de copropriétés
- Créer des contrats sous la GED et MAJ
- Reprendre les contrats de fluides
- Saisir et vérifier des frais postaux des copropriétés.

Accueil :
- Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées
- Accueillir les clients et les entreprises
- Gérer les clés et les contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones,
- Traiter le courrier papier et mails, répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues
- Gérer l'espace clients extranet et de la GED
- Traiter les mutations et mettre à jour le logiciel
- Gérer des courriers NPAI.

Secrétariat :
- Archiver les dossiers de copropriétés
- Commander les fournitures du syndic
- Gérer les voitures de service (garage, pneus)
- Distribuer le courrier.

Idéalement de formation Bac +2 dans le domaine de la gestion immobilière, vous justifiez d'une expérience réussie de 2 à 3 ans sur une fonction similaire.
Vous êtes sensible aux enjeux sociaux du secteur et disposez d'une connaissance de le réglementation relative aux copropriétés.
Votre esprit d'équipe, votre autonomie et votre disponibilité seront des atouts essentiels pour occuper cette fonction.

Travailler à Lyon Métropole Habitat, c'est :
Intégrer une entreprise publique avec une mission d'intérêt général déployée sur tout le territoire de la métropole de Lyon et engagée socialement dans une démarche RSE
Travailler dans des équipes à taille humaine actives et motivées, avec des interlocuteurs et des dossiers très variés
Avoir la possibilité de télé travailler un jour par semaine à partir de 6 mois d'ancienneté avec dotation de matériel nécessaire
Pouvoir disposer d'un aménagement de son temps de travail (annualisation sur cinq jours, quatre jours et demi, alternativement quatre et cinq jours ou forfait annuel en jours) et six semaines de congés payés
Avoir la possibilité d'être formé(e) régulièrement, comme l'ensemble de nos collaborateurs
Structure de rémunération : fixe annuel avec treizième mois + intéressement + avantages CSE + Prime KPI + subvention restaurant + participation mutuelle + indemnité de transport.