Assistant de Direction - Centre de Gestion de la F.P.T. de la Vienne H/F - Etablissements publics locaux

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Vienne, dans le cadre de ses activités, recherche un(e) assistant(e) de direction.

Assister la Direction Générale des Services :
-Organiser les rendez-vous, les agendas, les déplacements, et séminaires de la DGS,
-Assurer la circulation de l'information descendante et ascendante entre la direction générale et les différents services,
-Concevoir et rédiger tout type de documents internes et externes à partir d'instructions orales ou manuscrites,
-Centraliser des documents, les classer et les archiver
Gérer l'organisation matérielle des réunions de la direction (réunions de services, Conseil d'Administration...),
-Tenir les registres d'arrêtés et de délibérations.

SAVOIRS:
-Statut de la Fonction Publique Territoriale,
-Fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics,
-Fonctionnement, missions et activités des services du CDG
-Environnement institutionnel du CDG,
-Fonctionnement des Conseils d'Administration et de Discipline,
-Circuits et procédures administratives,
-Offres des fournisseurs,
-Techniques de communication orale et modalités d'accueil,
-Techniques rédactionnelles,
-Techniques de recherche d'informations,
-Techniques de classement et d'archivage.

SAVOIRS FAIRE:
-Assurer le suivi de l'agenda et les prises des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances de la DGS,
-Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
-Appréhender et gérer le caractère urgent des demandes,
-Respecter les délais de transmission des documents,
-Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités,
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents,
-Recevoir, filtrer, transmettre et orienter les messages et les appels téléphoniques,
-Accueillir et analyser les demandes des publics et apporter des réponses adaptées,
-Gérer les situations de stress et d'agressivité,
-Travailler en équipe et en partenariat,
-Maîtriser les outils informatiques,
-Organiser le classement et l'archivage,
-Rendre compte,
-Analyser, entretenir, développer et transmettre ses connaissances et ses compétences,
-Maîtriser le fonctionnement d'un standard téléphonique.

SAVOIRS ETRE:
-Autonome,
-Très organisé,
-Accueillant, disponible,
-Diplomate,
-Discret,
-Patient,
-En capacité de s'adapter,
-Rigoureux,
-Consciencieux.