Secrétaire H/F - Direction Departementale Guyane

Groupe SOS Jeunesse est le premier acteur associatif de la protection de l'enfance en France. Sa mission : éduquer et protéger enfants, adolescent-e-s et jeunes majeur-e-s en difficulté compte-tenu de leur environnement familial, social et économique. Soutien à la parentalité, accueil de mineurs et jeunes majeurs en danger ou en risque de danger, en difficultés psychologiques, et accompagnement à l'insertion socio- professionnelle. Groupe SOS Jeunesse met en oeuvre des moyens innovants d'aide, de soutien et d'accompagnement pour donner les mêmes chances à chaque enfant.

L'établissement de l'Accueil d'Urgence et service Technique du Pôle ASE Guyane de l'association Groupe SOS Jeunesse, recherche un ou une secrétaire.

Mission du poste : Le ou la secrétaire exerce une mission de fonction support auprès du service d'accueil d'urgence et du service technique. Il ou elle est par nature en lien avec l'ensemble du personnel et des partenaires de l'institution ainsi que les usagers. A ce titre, il ou elle observe la plus grande réserve en termes de diffusion de l'information des dossiers. Il ou elle est un appui et soutien administratif crucial auprès de ces services.

Disponible et réactif.ve, le ou la secrétaire sait également faire preuve d'initiative et de discrétion. Son esprit de synthèse et son sens des priorités lui permettront de répondre efficacement à toutes les demandes.

ACTIVITES :
Le poste est constitué d'activités communes liées aux fonctions d'accueil et de secrétariat-gestion, et des activités spécifiques du service accueil d'urgence et service technique.

1.Assurer l'accueil physique et téléphonique
-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
-Recevoir, filtrer et orienter les appels.
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
-Prise de rendez-vous (le cas échéant)

2.Gestion du courrier, diffusion de l'information et de la documentation
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Afficher et diffuser l'information demandé par les responsables
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Organiser un espace ressources pour les collaborateurs
- Vérifier la tenue de la salle de réunion (chaises, tableau veleda, feutres.)
- Contrôle du remplissage du carnet de bord des véhicules et alerter en cas besoin
- Alerter ou prévenir en cas de dysfonctionnement d'un matériel (copieur, téléphone, porte etc..)

Activités spécifiques au domaine de l'accueil d'urgence
3.Suivi administratif des dossiers usagers
- Organisation des commissions d'admission projet spécifique
- Tenue du registre des jeunes
- Tenue du dossier de l'usager dématérialisé et physique
- Edition des documents (notification de placement et de fin de placement, attestation de résidence.)
- Rédaction de courriers aux familles, partenaires et autres...
- Scan des documents de suivi du jeune dans le dossier dématérialisé
- Classement et archivage (physique et numérique)
- Mise à jour des tableaux de statistiques et de suivi éducatif
- Transmission des effectifs pour tableaux de bord de placement à destination de la PJJ
- Prise de notes, et rédaction de compte rendu (réunion équipe, démarche qualité, synthèses.)
- Elaboration mensuelle de la facturation (à adresser à la CTG)
- Tous travaux administratifs en lien avec les usagers

4.Soutien RH
- Recueil des feuilles de congés des salariés
- Mise à jour du tableau des congés
- Relance des demandes de feuilles de congés
- Saisie des Eléments Variables de Paye
- Suivi mensuel de la caisse du service

Activités spécifiques au domaine du service technique
5. Appui au service technique
- Suivi des différents tableaux de bord
- Rédaction de compte rendu de réunions, courriers etc.
- Aide à la planification d'interventions
- Appui au montage de dossiers

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).