Agent Administratif H/F - Groupe Job Public

La commune de Neuilly-sur-Suize recherche un agent administratif engagé, organisé et polyvalent, prêt à devenir un repère essentiel du service public de proximité. Ici, vous ne serez pas un simple rouage administratif. Vous serez la personne que l'on reconnaît, que l'on salue, celle qui connaît les dossiers mais aussi les habitants. Dans un format à temps non complet, ce poste est idéal si vous aimez conjuguer rigueur professionnelle, autonomie et équilibre de vie, tout en gardant le sentiment très concret d'être utile chaque jour.

Votre mission au quotidien :

Sous l'autorité directe du Maire de la commune de Neuilly-sur-Suize, vous êtes au coeur du fonctionnement municipal. Votre quotidien est riche, varié et jamais figé. Vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité, avec ce sens du contact qui fait toute la différence dans une mairie de proximité. Vous gérez la messagerie, triez, orientez, priorisez, et veillez à ce que chaque demande trouve le bon interlocuteur.

Vous êtes également le pilier du secrétariat de mairie. L'état civil fait partie intégrante de vos missions. Vous accompagnez les habitants dans les moments importants de leur vie, qu'il s'agisse de naissances, mariages, décès, PACS ou démarches administratives associées. Vous assurez la délivrance des actes, la mise à jour des livrets de famille et le respect scrupuleux des procédures réglementaires.

Côté urbanisme, vous réceptionnez et suivez les dossiers, assurez l'instruction ou la transmission aux services compétents, tenez les registres à jour, procédez aux affichages réglementaires et répondez aux sollicitations des études notariales. Vous êtes un point d'appui fiable pour les administrés comme pour les partenaires institutionnels.

Votre rôle administratif est central. Vous rédigez délibérations, arrêtés municipaux, procès-verbaux et comptes rendus. Vous gérez le courrier, assurez une veille juridique, préparez les convocations des conseils municipaux et participez à leur bon déroulement. Vous intervenez également sur des missions plus transverses qui font la richesse du poste, comme la gestion des salles communales, le suivi des décisions des syndicats, les affouages, l'éclairage public, les affaires scolaires ou encore la communication municipale à destination des habitants.

Vous prenez en charge la gestion électorale, depuis le Répertoire Électoral Unique jusqu'à l'organisation concrète des scrutins. Vous participez aux commissions, au recensement des citoyens et à celui de la population en lien avec l'INSEE. Vous assurez aussi la gestion du cimetière et contribuez à la comptabilité globale de la commune, en participant à la préparation budgétaire, au suivi financier, aux subventions et aux déclarations sociales.

Malgré un temps de travail de 6h30 par semaine, les moyens mis à votre disposition vous permettent d'exercer vos missions dans de bonnes conditions, avec de la confiance, de l'autonomie et la possibilité de prendre rendez-vous hors horaires d'ouverture si nécessaire.

Profil
Vos compétences utiles :

Vous disposez d'une expérience confirmée en secrétariat de mairie, d'au moins trois ans, et vous connaissez les rouages administratifs d'une commune. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et la dématérialisation, et la connaissance du logiciel SEGILOG sera appréciée. Vous maîtrisez le cadre réglementaire de l'état civil, des élections, de la comptabilité publique et du budget communal. Votre plume est claire, structurée et efficace. Vous travaillez avec autonomie, discrétion et sens de l'organisation.

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Portails Internet

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.