Secretaire de Direction Niveau 1 H/F - Federation Apajh

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap (200 établissements en gestion directe et 6000 salariés) s'engage par son action militante et gestionnaire d'établissements à faire avancer la réflexion et l'action en faveur de la personne en situation de handicap dans une perspective d'épanouissement et d'inclusion sociale et professionnelle.

Le SESSAD Les Castors, agrée pour 64 places (6-20 ans), propose un accompagnement médico-éducatif qui permet de soutenir une scolarisation dans les établissements scolaires de l'Education Nationale soit en classe ordinaire soit au sein d'un dispositif ULIS (Unités Spécialisées pour l'Inclusion Scolaire) soit au sein d'une SEGPA (Section d'Enseignement Général et Professionnel Adapté). Des 14 ans, l'établissement soutien les jeunes dans leur insertion quels préprofessionnel, professionnelle en milieu ordinaire ou adapté, et leur insertion sociale.
Notre internat, IME-Internat Les Castors, de semaine accueille 7 enfants et jeunes de 6 à 16 ans, du lundi au vendredi sur les périodes scolaires.

Nos services assurent des missions :
- éducatives
- thérapeutiques et rééducatives
- sociales

MISSIONS
Finalité du poste :
Le/la secrétaire de direction assure le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de l'établissement en soutenant les membres de la direction dans la gestion et l'organisation quotidienne du service.

Principales missions :
- Accueillir et orienter les jeunes, les familles, partenaires et visiteurs
- Rédiger/ mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs.
- Gérer les appels téléphoniques et courriers électroniques
- Gérer les courriers entrants et sortants
- Mettre à jour la documentation et les outils de communication interne.
- Gérer l'agenda et courrier du directeur/ chef de service et planifier les réunions.
- Organiser les RDV médicaux au sein de la structure en lien avec le médecin
- Préparer les dossiers pour les commissions d'admission.
- Gérer les stocks et les commandes de fournitures.
- Réalisation de courriers en lien avec la direction, le médecin ou l'assistant de service social.
- Mettre en forme les comptes rendus (réunions de service, copil, CVS.) et assurer leur diffusion
- Participer à la structuration/ et réorganisation des plannings
- Gestion des rendez-vous et lien avec la Médecine du Travail

- -Assurer la gestion administrative concourant au process RH
- Gérer les absences du personnel et transmission des éléments à la direction
- Tenir la Caisse de l'établissement

PROFIL
Expérience confirmée dans le secteur médico-social auprès d'enfants et d'adolescents en situation de handicap.
Rigueur administrative, sens de l'organisation, discrétion professionnelle, capacité d'anticipation.
Utilisation des logiciels METIERS = MEDIATEAM -YOOZ
Rémunération selon grille salariale Convention Collective du 15/03/1966 + indemnité SEGUR
Temps de travail annualisé, du lundi au vendredi

Les avantages :
9 Jours de congés annuels supplémentaires
Prise en charge des abonnements aux transports en commun à hauteur de 50% pour le trajet domicile-travail
Mutuelle d'entreprise
Temps de travail annualisé, du lundi au vendredi

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
Date d'arrivée souhaitée : Début mars 2026
Candidatures (CV + LM)

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.