Intitulé du Poste Régisseur - Secrétaire de Direction H/F - Service Public

Service de la régie :
· Encaisser et comptabiliser les recettes au profit de l'Etat
· Gérer l'avance de fond public (frais de justice) et transmettre les éléments au pôle chorus pour paiement
· Réaliser l'encaissement et l'emploi des fonds privés
· Vérifier les pièces de dépense (expertises) et les payer
· Passer les écritures ou les valider sur les outils métiers
· Éditer les documents comptables et les transmettre aux autorités compétentes
· Recevoir les autorités de contrôle et répondre à leurs observations
· Accueil des usagers et auxiliaires de justice, renseigner sur les dossiers en cours
· Conservation et archivage des pièces comptables.

Secrétariat de direction :
· Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
· Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
· Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
· Gérer les Assemblées Générales
· Mettre en forme et valoriser des supports écrits
· Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

· Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers
· Gestion du personnel :
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des agents
- Assurer la gestion et le suivi des formations, des demandes de mutation, de temps partiel, de congés maladie, etc...
- Etablir divers plannings et calendriers

· Gestion de l'outil de contrôle du temps de travailLe service de la régie assure le fonctionnement de la régie dans la juridiction. Il exécute les opérations d'encaissement ou de paiement pour le compte des comptables directs du Trésor et est soumis aux règles, obligations et responsabilités des comptables. Il exerce ses fonctions sous l'autorité et le contrôle du directeur de greffe.

Le secrétaire de direction assiste un responsable dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il exerce ses fonctions auprès du directeur de greffe.

Le secrétaire de direction assiste un responsable dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il exerce ses fonctions auprès du directeur de greffe.

Votre hiérarchie :

M. le directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers :

Les partenaires institutionnels, les services de l'État, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les auxiliaires de justice.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience dans le domaine de la régie et/ou budgétaire

Connaissances :
Organisation judiciaire et administrative
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Règles budgétaires et comptables
Outils bureautiques
Outils de communication

Savoir-être :

Sens de l'organisation
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Être autonome et réactif
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve d'initiative

Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Organisation charge de travail
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Appliquer les textes législatifs et réglementaires