Assistant·e Administratif·ve et Commercial·e H/F - Trialog

Poste polyvalent mêlant Administration des Ventes, Ressources Humaines et Office management

Notre Société
Au coeur de Paris, Trialog est une PME créatrice d'innovations technologiques grâce à son équipe de trente-cinq ingénieurs tournée vers ses clients français et européens.
Notre savoir-faire principal est le transfert des innovations à l'industrie sur les domaines de l'énergie (Smart Metering, Smart Grid), de la mobilité électrique (Smart Charging, Vehicle-to-Grid, Vehicle-to-Home), de la cybersécurité et la Privacy.

Contexte de l'offre
Les fonctions administratives et financières de Trialog sont constituées de deux personnes et rattachées directement à la Direction générale. Cette équipe gère les aspects administratifs et financiers ainsi que les services généraux. Elle intervient également sur le cycle commercial : gestion commerciale (commandes, factures, paiement, .) et support commercial (relances, CRM, support aux appels d'offres, .).
Afin de contribuer à ces activités, nous recherchons un-e Assistant-e administratif-ve et commercial-e.

Poste et missions
Sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière et en lien avec l'équipe commerciale, vous avez en charge les missions suivantes :
- Gestion RH et administration du personnel : accueil, DPAE, inscription mutuelle, visites médicales, dossiers du personnel, arrêts maladie, congés, saisie des variables de paie, dossiers OPCO, .
- Services généraux : commandes de matériel/fournitures/courses, gestion des prestataires (ménage, fruits, immeuble, .), participation à la cellule « bien-être », .
- Gestion commerciale : enregistrement des commandes, préparation et émission des factures, suivi des paiements, relances, pré-comptabilité, .
- Support commercial : relances commerciales, entretien du CRM, réponse aux demandes de référencement administratif, support administratif aux réponses à appels d'offres, .
Ainsi, vous jouez un rôle clef dans l'articulation des activités de Trialog, ce qui vous amène à collaborer à la fois avec la Direction de Trialog, la Responsable administrative et financière, l'équipe commerciale, les ingénieurs et les différentes cellules internes (bien-être, RSE, administration SI, recrutement, .).
Votre fonction nécessite une présence dans les locaux au moins 4 jours par semaine.

Profil recherché
Bac +2 ou plus, titulaire d'un diplôme en administration, gestion ou commerce, vous êtes débutant-e ou vous avez une première expérience réussie dans un poste similaire.
Vous êtes disponible, ouvert-e, bienveillant-e et soucieux-se de l'harmonie générale.
Vous savez être autonome et travailler en équipe, avez une bonne communication et un bon relationnel.
Vous avez développé des compétences dans les domaines suivants :
- Administration
- Gestion RH
- Gestion commerciale
La connaissance des outils Sellsy, Spendesk et Silae est un plus.
Vous disposez d'un niveau en anglais écrit et oral suffisant pour prendre des appels et échanger des e-mails (niveau B1 minimum).

Modalités
Contrat à durée indéterminée (CDI) de 35 heures par semaine.
Salaire : 29 à 38 K€ brut par an selon profil + intéressement. Convention collective Syntec (IDCC 1486).
Télétravail possible 1 jour par semaine.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Parler une ou plusieurs langues étrangères,Administration du personnel,Gestion des prestataires et fournisseurs

Langues: Anglais souhaité,Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Conseil en systèmes et logiciels informatiques

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).