Digital Office Manager H/F - Rubik School

La Rubik School, spécialiste de la formation au métier d'Office Manager, recrute pour une start up lyonnaise dans le secteur de l'édition en ligne un Digital Office Manager H/F dans le cadre d'un contrat de professionnalisation en alternance.

Votre profil :

Bac +2/3 avec 5 à 10 ans d'expérience dans les domaines de la communication, marketing, achats, comptabilité & finance, ressources humaines support à la direction.
Vous êtes organisé(e), autonome et savez prendre des initiatives ?
Vous appréciez la polyvalence des missions et êtes plutôt du genre « chef d'orchestre polyvalent » ?
Vous êtes curieux.se et plutôt à l'aise avec les outils numériques ?
Le travail collaboratif en équipe et l'engagement dans un projet collectif ont du sens pour vous ?

Alors, il y a des chances pour que vous soyez notre futur(e) Office Manager !

Le poste

Véritable architecte opérationnel de l'entreprise, le Digital Office Manager structure, coordonne et fluidifie l'ensemble des fonctions transverses afin de permettre aux équipes de se concentrer sur leur coeur de métier. Le poste couvre 5 blocs clés : services généraux & facturation, finance & comptabilité, ressources humaines, communication interne & process, et support à la direction & partenariats.

1. Services généraux, fournisseurs & facturation clients
Gestion des relations fournisseurs (contrats, assurances, flotte, prestataires), suivi administratif de la flotte, pilotage de la facturation clients (relances, paiements, recouvrement), coordination des achats métiers et gestion logistique (locaux, équipements, prestataires).

2. Gestion financière & comptabilité opérationnelle
Tenue de la pré-comptabilité via Pennylane (factures, rapprochements bancaires, notes de frais), préparation des éléments de clôture en lien avec le cabinet comptable, suivi budgétaire par département et contrôle des dépenses.

3. Ressources humaines
Participation au pré-recrutement, organisation des onboarding, gestion administrative RH (contrats, congés, attestations), préparation et contrôle des éléments variables de paie via Malibou, contribution au bien-être collaborateur et à l'animation de la vie d'équipe.

4. Communication interne & structuration des process
Pilotage de la communication interne, mise à jour des outils collaboratifs, documentation et amélioration continue des process, formation des équipes aux outils internes et optimisation des modes de fonctionnement.

5. Support direction & partenariats
Préparation de supports stratégiques (CODIR, COMEX, investisseurs), suivi des partenariats, reporting et suivi des KPIs, préparation des rendez-vous clés du dirigeant et coordination de projets transverses.

Environnement outils
Stack moderne et no-code : Notion, Pennylane, Malibou, Dust (IA), Google Workspace, HubSpot, Slack, Canva, Webflow et outils métiers associés.

La formation

Vous intégrerez une promotion de la Rubik School, une école innovante basée à Lyon, spécialisée en Digital Office Management, un métier d'avenir porteur. Les promotions de la Rubik School sont des groupes de petite taille (15 apprenant(e)s maximum) favorable aux échanges et à l'apprentissage. Quant aux intervenant(e)s, ce sont des professionnel.les expert(e)s dans leurs domaines d'intervention.

Le recrutement de la Rubik School est ouvert à tous, résolument inclusif. Les compétences avant tout !
L'objectif de la Rubik School ? Votre employabilité !

Ce que nous vous offrons :

- Une immersion active dans la gestion d'une start up à taille humaine en pleine croissance.
- Des équipes engagées et bienveillantes.
- Des missions variées et une montée en compétences en lien avec les apprentissages des périodes en formation.

INFORMATIONS RECRUTEMENT
Recrutement organisé lors du Job Dating du mardi 17 février
Inscription obligatoire sur la plateforme Mes Evènements Emploi sur les créneaux horaires disponibles (voir lien)
Présélection des profils pour y participer

Experience: 5 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.