Assistant de Direction H/F - Patrick Riclin Consultant

En qualité d'Assistant (e) de Direction, au sein de PATRICK RICLIN CONSULTANT, vous facilitez le fonctionnement quotidien des activités administratives, RH et financières de l'organisation, basée à Mulhouse.

Vous garantissez la fluidité des échanges internes et externes et contribuez à la coordination des différents services et sites de l'entreprise.

Vous occupez un poste clé, en appui opérationnel direct de la Direction Générale et en interaction régulière avec les fonctions comptables, RH, administratives et opérationnelles.

Votre rôle s'inscrit dans un environnement exigeant, où la rigueur, la précision et la qualité d'exécution sont essentielles. Vous assurez un suivi structuré des dossiers, gérez plusieurs sujets simultanément et veillez à la fiabilité des informations transmises. Vous travaillez en lien direct avec le Gérant et les interlocuteurs internes et externes (clients, partenaires, prestataires, institutions).

VOS PRINCIPALES MISSIONS :
Assurer la coordination quotidienne entre les différents sites (MB Riclin Fonderie, MB Riclin Gare, MB Riclin Hombourg)
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et candidats.
Gérer les courriers, courriels, la messagerie et la diffusion des informations internes.
Organiser et coordonner les agendas, réunions et déplacements de la Direction.
Préparer, suivre et classer les dossiers administratifs et contractuels.
Participer à la rédaction et à la diffusion des annonces commerciales et de recrutement.
Assurer la coordination administrative multi-sites et le lien entre le siège et les structures opérationnelles.
Contribuer à la gestion administrative des ressources humaines : suivi des dossiers salariés, entrées/sorties, visites médicales, collecte et contrôle des variables de paie.
Participer aux travaux de pré-comptabilité : suivi des factures, paiements, relances et préparation des pièces comptables.
Assurer la gouvernance documentaire et la tenue des outils de gestion (GED, tableaux de suivi, archivage).
Contribuer à la communication et à la qualité des supports internes.

PROFIL :
Vous appréciez les environnements structurés dans lesquels la méthode, l'organisation et la fiabilité sont déterminantes. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens des priorités, votre discrétion et votre capacité à travailler en interface avec des interlocuteurs variés.

Exigences du poste :
Diplôme requis : Master 2 (Bac +5) obligatoire
Niveau Master 2 avec maîtrise des logiciels suivants :
Skello
TradeShift
Silae Paie

Vous disposez d'excellentes capacités rédactionnelles, d'une communication professionnelle adaptée à vos interlocuteurs internes et externes, et d'une forte capacité d'organisation. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances et la confidentialité des informations.

COMPÉTENCES ATTENDUES :
Maîtrise avancée des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative et RH.
Maîtrise des processus administratifs, RH et de pré-comptabilité.
Capacité à rédiger, structurer et contrôler des documents professionnels.
Sens du service, rigueur, autonomie et respect strict de la confidentialité.
Capacité à travailler en coordination avec la Direction et les équipes opérationnelles.

TYPE DE CONTRAT :
CDI - Temps plein
Convention collective SYNTEC

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,SKELLO,TRADESHIFT,Coordination Multi-Sites,SILAE

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).