Adjoint Administratif 50% H/F - Centre Hospitalier Pierre Loo

Contenu du poste

Mission générale (principale) :
Le titulaire du poste réalisera une mission d'appui à la conduite opérationnelle du projet d'établissement du Centre Hospitalier Pierre Lôo, en coordination avec le secrétariat de direction et sous la responsabilité du directeur-adjoint CHPL et Président de la Commission Médicale d'Etablissement.

Il organisera également pour le compte du dispositif d'accompagnement médico-éducatif Pierre Lôo, sous la responsabilité du cadre supérieur socio-éducatif,le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.Il participera également à l'organisation de la gestion logistique.

Activités principales :
- Vous participez à la sureté par la gestion des entrées du site principal
- Accueil physique des familles, des enfants et des partenaires : Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel des familles, des enfants et des partenaires au sein du DAME.
- Gestion du standard téléphonique et mail : Vous répondez aux appels téléphoniques, gérez les messages et emails et orientez les correspondances vers les interlocuteurs concernés.
- Circulation des informations : Vous notez et transmettez les informations, appels téléphoniques, messages et mails reçus ainsi que la consignation chrono de ces derniers
- Saisie, relecture et mise en forme de documents, rapports, courriers
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
- Préparation, suivi et archivage de dossiers
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

Aide à la mise en oeuvre opérationnelle du Projet d'établissement CHPL 2026-2030, et du projet de service DAME Pierre Lôo
- Gestion et suivi de réunion transversales des différents groupes de travail (projet médico-soignant, projet des usagers, projet de gouvernance et de management participatif) ;
-Gestion et suivi des décisions du comité de pilotage et d'évaluation du projet d'établissement, en présence de la direction, de la présidence de CME, du chef de pôle, des représentants syndicaux et de l'ensemble des pilotes ;
- Gestion et suivi des évènements relatifs au projet d'établissement en lien avec les engagements de la direction : rencontre partenariales, cafés projet d'établissement, etc.
- Réalisation et rationalisation de l'archivage relatif au projet d'établissement, afin de garantir la continuité des différentes actions du projet d'établissement ;
- Préparation des supports de réunions et de outils d'évaluation, éventuellement innovants ;

Suivi des Activités et Rapports
- Rédaction des comptes rendus : Vous rédigez les comptes rendus des réunions hebdomadaires.
- Préparation des rapports d'activité : Vous rassemblez et organisez les éléments nécessaires aux rapports d'activité et aux indicateurs de performance.

Correspondant des services supports
- Vous assurer un lien permanent avec l'ensemble des service supports du CHPL :
- Secrétariat de direction : emploi du temps croisés, courriers/conventions
- Service qualité : CR réunion et émargements, Renseignement des enquêtes
- Service économique : Bon de commande, facturations, assurances
- Service restauration : Renseignement de SRD, commandes exceptionnelles
- Service transport : Collaboration étroite pour la bonne logistique des circuits et horaires de transport des enfants, transmissions des besoins lié au parc automobile DAME
- Service des admissions : transmission de tous les documents nécessaires à la création du dossier enfant, de l'activité du DAME
- Service RH : Lien entre le SRH et l'encadrement
- Service informatique : Tickets et Orientation des besoins en intervention, tenu des tableaux de bord
- Service Techniques : Tickets et renseignement et orientation des agents pour intervention

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Environnement administratif, institutionnel et politique,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Utiliser les outils numériques,maitrise pack office

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).