Secrétaire Administratif·ve- Tribunal Judiciaire de Toulon - Jprox H/F - Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE

L'agent exerce ses fonctions au palais Péri, au secrétariat de la présidence et au secrétariat du procureur. L'idée est de centraliser autour d'un agent SA les attributions communes aux deux secrétariats président et PR : tâches pouvant être mutualisées.

Le tribunal judiciaire de Toulon compte 46 magistrats du siège, 15 magistrats du parquet et 180 fonctionnaires.

Les deux secrétaires assurent en binôme la continuité du fonctionnement du secrétariat de la présidence, notamment le traitement des urgences, lorsque l'une d'entre-elles est absente dans le service.

Toute autre tâche peut être confiée au secrétariat présidence ou procureur par la hiérarchie en fonction des nécessités de service.Vos Missions de secrétariat du procureur de la République:
· Enregistrement des agréments ASVP, PM, contrôleurs bus, visite de sûreté aéroports, garde de port, garde champêtre sur ESABORA ACP après demande de B1 et recherches des antécédents CASSIOPEE. Envoi en LRAR au préfet et au maire avant archivage papier du dossier;
· Enregistrement des demandes relatives aux clercs significateurs;
· Demande de B2 et d'enquête (courrier envoyé pour enquête) dans le cadre des contrats d'assistants de justice ou conciliateurs de justice;
· Enregistrement des notations des gendarmes et policiers dans ESABORA OPJaprès communication de la fiche navette à Monsieur le Procureur pour notation des agents et signature. Envoi d'un listing à la cour recensant le nom des agents notés par structure.
· Envoi des dossiers d'instruction par le biais de GEODIS à la cour d'assises: quand OMA (ordonnance de mise en accusation) demande de copie au service de la reprographie pénale, classement d'une copie papier afin de pouvoir consulter le dossier, envoi de l'original, d'une copie papier et de la copie CD à la cour d'assise via le transporteur GEODIS (via mon espace GEODIS);
· Référente sur les dossiers d'entraide judiciaire pénale internationale
Enregistrement et suivi des plaintes contre notaires, huissiers, avocats, experts, médecins, affaires sensibles dans ESBORA AS. Archivage sur le commun puis enregistrement sur le logiciel Cassiopée;
· Suivi des affaires signalées dans AFF SUIV et Esabora.: gestion de l'agenda électronique ESABORA AS (traitement des alertes dossiers);
· Traitement et gestion des dossiers d'expert (avec sa collègue en aide pour l'enregistrement);
· Traitement des recours contre les CSS.

- Missions de classement et archivage

· Archivage numérique et papier concernant les réquisitions aux fins de contrôle d'identité en provenance des gendarmeries, polices, PAF après signature de Monsieur le Procureur;
· Traitement du courrier quotidien arrivé par mail ou papier : archivage numérique selon la nature du document;
· Envoi en LRAR à la mairie après signature de Monsieur le Procureur du document nécessaire à la délivrance des cartes de police municipale;
· Archivage papier après édition des pièces reçues par mail pour constitution des dossiers des gendarmes et policiers du ressort;
· Archivage numérique et dépôt papier au service de l'instruction concernant les réquisitoires transmis par l'instructionet MAJ du tableau;
· Archivage numérique et envoi papier aux préfectures desconventions de coordinations des mairies après signature par le Monsieur le Procureur;
· Archivage papier et envoi par mail à la CHINS des rapports d'appel de l'instruction.
· Archivage numérique et dépôt papier après signature de Monsieur le Procureur au service (JAP ou TC) des appels correctionnels

Savoir-faire
Procédure civile

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organisation judiciaire

Maîtriser les nouvelles technologies

Connaissances
Circuits administratifs

Organiser sa charge de travail
Outils informatiques (applicatifs métiers et bureautique)

Travailler en équipe

Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

Faire preuve de polyvalence

Faire preuve de capacité d'adaptation
Avoir le sens des relations humaines

Faire preuve de discrétion
Etre rigoureux