Secrétaire Administratif·ve- Tribunal Judiciaire de Toulon H/F - Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE

L'agent exerce ses fonctions au palais Péri, au secrétariat de la présidence et au secrétariat du procureur. L'idée est de centraliser autour d'un agent SA les attributions communes aux deux secrétariats président et PR : tâches pouvant être mutualisées.

Le tribunal judiciaire de Toulon compte 46 magistrats du siège, 15 magistrats du parquet et 180 fonctionnaires.

Les deux secrétaires assurent en binôme la continuité du fonctionnement du secrétariat de la présidence, notamment le traitement des urgences, lorsque l'une d'entre-elles est absente dans le service.

Toute autre tâche peut être confiée au secrétariat présidence ou procureur par la hiérarchie en fonction des nécessités de service.Vos activités principales au secrétariat président/procureur :

-accueil téléphonique, accueil physique et renseigner les différents interlocuteurs

-gestion administrative des magistrats: congés annuels, RTT, CET, maladie, formation, accident du travail, évaluations, ordres de mission annuels, tenue et mise à jour des dossiers administratifs

-gestion administrative des juristes assistants et assistants de justice en l'absence du chef de cabinet: congés annuels, RTT, CET, maladie, formation, accident du travail, évaluations, ordres de mission annuels, tenue et mise à jour des dossiers administratifs

-élaborer les états de vacations mensuels d'astreintes, vacations des magistrats, magistrats à titre temporaire pour transmission au SAIJ

-gérer les remplacements, permanences et tableaux de services et d'audiences y compris le planning des juges bibliothèque

-gérer les agendas: rendez vous physiques ou téléphoniques, gestion des relations avec les partenaires institutionnels, les auxiliaires de justice, avec la cour d'appel et le SAIJ

- préparer les réunions: réunions de services avec les magistrats coordonnateurs, avec les personnalités extérieures

- élaborer des documents administratifs ou assurer le suivi de certains dossiers : ordonnances de services, documents en rapports avec les compétences administratives ou juridictionnelles du président (ex: révisions de listes électorales, désignation pour les opérations électorales, liste des assesseurs de la commission de discipline en matière pénitentiaire), suivi de statistiques d'activité, Mise en forme du rapport de politique pénale et de politique civile, préparation des fonds de dossiers pour les réunions du PR, traitement des candidatures pour les concours ENM et traitement des demandes de casier judiciaire B2, traitement des candidatures des délégués du procureur

-centraliser les tableaux et plannings des différents services et pôles

-gestion de la boîte de messagerie du secrétariat président ou du secrétariat PR

-création de trames, dactylographie et mise en page de documents sur instructions du président ou du procureur ou du chef de cabinet

-diffuser ou afficher de l'information

-assurer la préparation et la gestion des audiences solennelles de rentrée judiciaire ou d'installation de nouveaux magistrats en lien avec les chefs de cabinet et la direction de greffe

-organiser la documentation papier et dématérialisée du secrétariat

- procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers

-assurer la réservation de salles en vue de réunions

-gestion de la réservation des véhicules de service et le suivi des habilitations à les conduire

-Participation à l'organisation des évènements et cérémonies officielles de la juridiction en binôme avec le deuxième secrétaire du cabinet

Savoir-faire
Procédure civile

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organisation judiciaire

Maîtriser les nouvelles technologies

Connaissances
Circuits administratifs

Organiser sa charge de travail
Outils informatiques (applicatifs métiers et bureautique)

Travailler en équipe

Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

Faire preuve de polyvalence

Faire preuve de capacité d'adaptation
Avoir le sens des relations humaines

Faire preuve de discrétion
Etre rigoureux