Agent d'Accueil et de Gestion Administrative - Commune de la Motte Servolex H/F - Communes

L'agent d'accueil est chargé d'assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés. Il représente l'image de la collectivité et veille à orienter, informer et assister avec professionnalisme et courtoisie les habitants/usagers sur les formalités administratives.

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Affaires Générales/Etat Civil/Cimetières/Elections, en lien avec les agents du service, le titulaire du poste a pour principales activités :

ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil de l'hôtel de ville :
- Ouverture et fermeture de la Mairie en respectant les horaires
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Filtrer et orienter les appels, gérer le temps d'attente, renseigner et/ou diriger les administrés vers les services ou organismes compétents
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
- Gestion du courrier (réception et enregistrement du courrier départ)
- Gérer l'Affichage Mairie et tenir à jour l'espace documentations
- Prise de rendez-vous pour le conciliateur, édition et envoi de son planning
- Prise de rendez-vous pour les ateliers numériques

Billetterie :
- Vente et édition des billets de spectacles ou prendre les réservations

Affaires Générales / Etat-Civil :
- Délivrances d'actes d'état civil (courrier et comedec)
- Recensement citoyen
- Attestation d'accueil
- Légalisation de signature, copie conforme pour autorités étrangères, certificat de vie...
- Titres sécurisés : Prise de RV pour les demandes de cartes d'identité et passeports, vérification et instruction des dossiers, réception et classement des titres, suivi des retours, statistiques
- Aide ponctuelle lors de l'organisation d'un scrutin électoral

TEMPS DE TRAVAIL/HORAIRES
- 25h semaine - du lundi au samedi matin

ENVIRONNEMENT DU POSTE/CONTEXTE DE TRAVAIL
- Présence obligatoire aux heures d'ouverture de la Mairie
- Présence 1 samedi /2
- Flexibilité pendant les périodes de congés annuels (remplacement)
- Présence le dimanche pour les élections

De nature avenant.e, vous êtes motivé.e à pourvoir un poste en relation constante avec l'usager

Savoir-être
- Qualités relationnelles, qualité d'écoute et de dialogue,
- Aptitude au travail en équipe et avec le public (adaptabilité aux interlocuteurs)
- Discrétion, rigueur et devoir de confidentialité
- Sens de l'organisation, facilité d'adaptation, gestion des priorités
- Discrétion, rigueur et devoir de confidentialité

Savoir-faire
- Expérience sur poste similaire souhaitée
- Maîtrise des techniques d'accueil et règles de communication