Secretaire Assistante Srce - Département de Seine-Saint-Denis H/F - Conseils départementaux

Assurer le secrétariat administratif et technique de la Chefferie de service et apporter une assistance organisationnelle au service, composé outre la chefferie de service, de 7 attachés en charge du suivi des collèges et 2 attachés spécialisés en partie sur les logements de fonction, d'une part, et les tiers lieux, d'autre part.

+ Participer à l'organisation de l'activité et la gestion du temps de la chefferie de service et des agents de l'équipe par la planification de l'activité (présence, agendas, dossiers préparatoires aux réunions), l'organisation logistique des réunions et la gestion du courrier (Elise)
+ Participer à la circulation et à l'organisation de l'information, la diffusion interne et externe des circulaires du service, et assurer le classement et l'archivage des dossiers
+ Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service des relations avec les communautés éducatives et les orienter
+ Assurer la mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail pour l'ensemble des agents du service (chronos)
+ Assurer l'envoi et le traitement des mails réceptionnés dans la boite de structure SRCE
+ Assurer la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord du service (suivi des rapports...), notamment concernant les dates des dialogues de gestion, des CA des collèges, les logements de fonction, les conventions d'occupation, les conventions loi 3DS et les contacts des villes
+ Assurer l'organisation des dialogues de gestion avec les collègues, des réunions avec les villes, parents d'élèves délégués, et des réunions de bassins, des CA (planification des rendez-vous, préparation des dossiers, relances...)
+ Veiller à la cohérence des pratiques de secrétariat (courriers, respect charte graphique...) et accompagner la mise en commun des outils avec l'ensemble des secrétaires de la direction
+ Assurer la continuité de service en binôme avec la 2e secrétaire-assistante du service

De niveau Bac

- Savoir établir une relation de confiance avec ses collaborateurs et son encadrant
- Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
- Savoir faire preuve d'autonomie, d'organisation et de rigueur dans la gestion des dossiers attribués
- Savoir prioriser ses activités et adapter son plan de charge au regard des urgences de travail
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et savoir rédiger des notes et des courriers simples
- Savoir utiliser les logiciels spécialisés utilisés par le service (icourrier, omère, webdelib, DEMACT...)

- Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de base du secrétariat
Avoir le sens du contact et des relations humaines