Secrétaire d'Élu - Vitry-Sur-Seine H/F - Communes

Plurielle, solidaire et conviviale, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. Elle mène, par ailleurs, de grands projets d'aménagements.

L'assistant(e) auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal(e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature. Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des directions et les services de l'administration.

Vous aurez pour principales missions :

- Assister le (la) Maire-Adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation
- Pendre des notes,
- Mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents,
- Suivre etorienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE),
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions,
- Gérer l'agenda, organiser l'archivage et le classement des dossiers,
- Suivreles projets et activités du (des) secteurs de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e),
- Organiser et planifier les réunions : coordonne les agendas et invite les participants, prépare la réunion du point de vue logistique, prépare en amont avec les services les dossiers pour les réunions.
- Accueillir, communiquer et orienter : accueille les visiteurs, reçois, filtre, traite ou transmet les appels téléphoniques et les courriels, assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants, assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée.

Connaissances
Indispensables à la prise de poste : notions d'organisation du travail et de gestion de temps, bonne expression écrite et orale, techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée), utilisation des logiciels bureautiques et d'internet.
A acquérir au cours de l'activité : connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures), utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet, partenariats liés aux secteurs de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal, organigramme de la collectivité.

Savoir-faire
Indispensable à la prise de poste : accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques, autonomie et rigueur dans l'organisation du travail, transmettre et partager des informations.
A acquérir au cours de l'activité : Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).

Exigences du poste
- Pré requis : bonnes connaissances des techniques de secrétariat, Bac à BTS secrétariat de direction souhaité,
- Discrétion professionnelle, confidentialité, impartialité, neutralité, devoir de réserve et disponibilité.

Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.

La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.