Assistant Administratif au Centre Technique Municipal - Commune de Wittelsheim H/F - Communes

Wittelsheim, ville dynamique de 10500 habitants qui compte 120 agents au sein de ses services.
Labels « Terre de jeux 2024 », 2 lauriers « Ville Active & Sportive », 2 fleurs « Villes et Villages fleuris », 2 libellules « Commune nature ».

Sous l'autorité directe du Directeur des services techniques et du responsable du centre technique municipal , vous aurez en charge l'accueil physique et téléphonique du public (usagers, entreprises), la gestion des commandes du centre technique et le traitement et suivi administratif de dossiers divers.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les personnes et services compétents
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
o Gérer un planning de prise de rendez-vous
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réception et transmission du courrier entrant

Gestion des commandes :
- Saisie des bons de commande et diffusion
- Suivi des factures
- Réception des livraisons (vérification et ventilation)
- Gestion des stocks de produits d'entretien

Traitement et suivi administratif de dossiers divers :
- Rédaction de documents et de contenus divers
- Renseigner des tableaux de suivi administratif (saisie de données)
o Suivi des travaux effectués
o Saisie des fiches de travaux des agents du CTM
o Saisie des heures supplémentaires et astreintes
- Tenir à jour des registres (équipements de protection individuels, parc de véhicules etc.)
- Trier, classer et archiver des documents

Qualifications nécessaires : Formation initiale et /ou expérience obligatoire dans le domaine de l'accueil/secrétariat

Savoirs et savoirs-faires:
- Maitrise des techniques d'accueil, règles de communication
- Capacité à suivre une procédure formalisée
- Connaissances de l'organisation d'une collectivité territoriale
- Maitrise des bases de l'outil bureautique (Pack office, Outlook, teams, Internet)

Savoirs-êtres :
- Sens de l'écoute, de l'accueil et du conseil
- Patience et bienveillance
- Sens du service public
- Rigueur et sens de l'organisation
- Efficacité, réactivité et capacité d'adaptation