Secretaire Administratif - Gestionnaire Agent de Catégorie B H/F - Service Public

Composition et effectifs du service

Le service, dirigé par la DDARJ, est réparti par pôles:

Un pôle RH: 8 agents dont la RGRH et les 2 greffières placées

Un pôle formation/concours: RGF, un agent à 20% pour la formation et un agent à 15% en fonction du calendrier des concours

Un pôle budgétaire/CSPO: 10 personnes dont la RGB, la SA chargée des marchés publics et du suivi budgétaire immobilier (T5), un SA référent CSPO, un contrôleur de gestion frais de justice

Un pôle immobilier : 2 agents contractuels A

Un pôle informatique: 7 agents: la RGI, 2 techniciens informatiques, 1 RGIa, 1 ATN et 2 techniciens informatique de proximité

Votre hiérarchie

Le secrétaire administratif exerce ses fonctions sous l'autorité de la directrice déléguée à l'administration régionale judiciaire

Vos interlocuteurs métiers

Secrétariats des chefs de cour, des chefs de juridiction, et des directeurs de greffe,

Le service RH du SAR, la DFIP, les magistrats et fonctionnaires et agents contractuels du ressort,

Les fournisseurs, interlocuteurs des services de la formation des autres administrations, magistrate déléguée à la formation,

La responsable de la gestion budgétaire.Le gestionnaire assiste la directrice déléguée à l'administration régionale judiciaire dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure des tâches administratives d'application ainsi que de rédaction. Le gestionnaire aura également la charge d'intervenir, au besoin sur le volet formation (suivi budgétaire, tableaux de bord et statistiques) ou budgétaire (frais de déplacement, réservations aériennes...).

1.1 Secrétariat de direction

Ø Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

Ø Gérer les agendas

Ø Préparer les réunions

Ø Etablir les comptes rendus des réunions

Ø Élaborer des documents administratifs

Ø Préparer les dossiers dans le cadre du dialogue social

Ø Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

ØGestion et tenue à jour du livret d'accueil

1.2 Service support et logistique

Ø Prendre en charge les aspects logistiques

Ø Gérer les plannings de réservation

Ø Gérer les fournitures, les badges d'accès, les clés etc.

1.3 Gestionnaire service formation professionnelle et service budgétaire

ØToutes missions déléguées par le responsable de la gestion de la formation régionale (recensements, créations de sessions dans les applicatifs dédiés, suivi statistiques et budgétaire, diffusion au ressort des offres de formation régionales, gestion de la boite mail structurelle secrétariat RGF et la boite mail structurelle RGF en l'absence du RGF)

Ø Réservations aériennes

Ø Contrôle des états de frais de déplacement

Ces missions sont susceptibles d'évolution

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Un ultra portable

Les activités du service:

- Gestion des ressources humaines,
- Formation,
- Budget,
- Gestion des dépenses (CSPO),
- Marchés publics,
- Immobilier,
- Informatique.

CONNAISSANCES:

Applicatifs métiers: SIRH, HARMONIE LSO - MENTOR- CHORUS FORMULAIRES
Circuits administratifs et budgétaires
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique et outils de communication
Règles budgétaires et comptables

SAVOIR ETRE:

Avoir le sens de l'organisation et polyvalence
Faire preuve de rigueur
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Savoir anticiper - savoir rendre compte

SAVOIR FAIRE :

Alimenter les tableaux de bord
Appliquer les textes budgétaires et comptables
Maîtriser les techniques budgétaires
Maîtriser les rédactions particulières
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Être autonome
Savoir anticiper
Savoir travailler dans l'urgence
Travailler en équipe
Savoir piloter, encadrer une équipe et diriger