Coordinateur Administratif et Projets et Assistant du DG H/F - Soc Europeenne de Cardiologie-Sec

- Support exécutif auprès du CEO
En tant qu'Assistant-e du CEO, vous apportez un soutien administratif fiable et de haut niveau afin d'assurer la fluidité des opérations quotidiennes.
Vos responsabilités incluent :

Gestion de l'agenda du CEO, coordination des réunions internes et externes, et prise en charge des aspects logistiques, matériels et des actions de suivi.
Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus, et soutien à la communication avec les équipes de direction et parties prenantes.
Organisation des déplacements professionnels (vols, hébergement, itinéraires) conformément aux procédures internes.
Gestion des bons de commande et notes de frais, en garantissant exactitude et conformité.
Rôle de point de contact pour la coordination logistique liée au Congrès ESC pour la Division.

- Support au Secrétaire du Board de l'ESC & Special Projects Manager
Vous contribuez à l'efficacité du CEO Office en soutenant les activités liées à la gouvernance et en garantissant le respect des processus organisationnels clés.
Exemples de missions :

Suivi des échéances institutionnelles et soutien aux campagnes récurrentes de gouvernance (DOI, Oath of Office, élections, distinctions).
Appui à l'intégration des nouvelles mandatures et coordination du calendrier de la direction.
Participation à la préparation des documents et processus liés aux distinctions et conférences nommées.
Support administratif et logistique ponctuel pour les événements internes et pour les membres de l'équipe du CEO Office.

- Coordination de la Division Association Management
En tant que coordinateur-rice administratif-ve de la Division, vous facilitez la circulation de l'information, soutenez les activités de gouvernance et contribuez aux initiatives transversales.
Responsabilités principales :

Préparation, organisation et suivi des réunions de la Division ; consolidation du rapport mensuel d'activité.
Soutien au Forum des Associations et au Forum des Groupes de Travail/Conseils : préparation des ordres du jour, logistique, rédaction des comptes rendus et suivi des actions.
Suivi des projets transversaux et des indicateurs (KPIs), en garantissant l'avancement et en contribuant à l'amélioration continue.
Appui au Directeur de la Division dans le pilotage des task forces internes et des initiatives partagées.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Elaborer des tableaux de bord,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions internes,Relayer de l'information

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Organisation de foires, salons professionnels et congrès

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).