Chargé de Formalités H/F - Cci de Haute Garonne

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Entrepreneuriat - Formalités et Relation clients, en lien avec le Coordinateur Formalités, la mission consiste à :

- Accueillir, assurer, simplifier et sécuriser les déclarations administratives en réalisant le traitement de toutes les formalités relatives à la vie de l'entreprise et à son développement, en qualité de mandataire, de la réception de la formalité à l'acceptation de celle-ci par le valideur final, tout en respectant le cadre réglementaire.

- Conseiller et accompagner les entreprises en matière d'obligations administratives.

Formalités d'entreprises :

- Suivi et traitement des demandes de la GRC,
- Soutien à l'accueil général à chaque sollicitation nécessitant l'expertise d'un formaliste
- Traitement informatique de la formalité (Pixi CFE, guichet unique INPI) :
- Vérification et (si besoin) mise à jour des données de l'entreprise auprès du RNE,
- Identification de la catégorisation d'activités de l'entreprise et du valideur requis,
- Saisie de la formalité avec téléchargement des pièces justificatives obligatoires,
- Traitement des anomalies avec les organisames sociaux, fiscaux et partenaires (INSEE, Greffe TC, RSI, URSSAF, CMA, MSA,.)
- Suivi personnalisé du dossier de formalité jusqu'à sa validation,
- Facturation des prestations payantes et assurer le reporting de l'activité de saisie journalière.
- Traitement des demandes de carte de commerçant ambulant,
Soit en recevant le dossier : par courrier, voie dématérialisée ou par dépôt à l'accueil
Soit en entretien personnalisé : avec ou sans rendez-vous.
- Assurer des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service : enregistrement du courrier, gestion des courriers divers, classer et archiver numériquement les dossiers formalités (d'entreprise)

Les activités décrites ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins de l'organisation afin d'assurer une qualité et une continuité de service.

Profil :

- Bac +2/3 en droit, commerce international ou gestion des entreprises.

- 1ère expérience dans la gestion des formalités appréciée.

- Une expérience similaire au sein d'une structure consulaire, et particulièrement aux services des formalités serait appréciée.

- Connaissances approfondies des formalités juridiques d'entreprise (création, modification, radiation), des règles fiscales et sociales, savoir argumenter et vendre la prestation adaptée aux besoins client, saisir les données sur la GRC E.deal, rechercher et exploiter, pour contrôle, des informations nécessaires aux activités du poste et aux besoins du client

- Savoir gérer les périodes de forte activité, fort sens du travail en équipe, maîtrise de l'outil bureautique et informatique, utilisation des logiciels front office et back office (pixiCFE, guichet unique de l'INPI, Pictav,.)

- Sens aigüe de la relation client, sens de l'écoute, sens de la discrétion et de la confidentialité, rigueur et autonomie, sens de l'organisation, savoir s'adapter à un public hétérogène.

Avantages :

- Flextime
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Experience: 1 An(s) - Gestion formalités ou consulaire

Compétences: Procédures de recouvrement de créances,Rédiger des actes et procédures juridiques,Conseiller, accompagner une personne,Accomplir des démarches pour le compte de clients,Réaliser une recherche documentaire

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.