Secrétaire Administratif à la Cour d'Appel de Besançon - Secrétariat de la Directrice de Greffe H/F - Service Public

Les activités du service

La directrice de greffe encadre le personnel de la juridiction (directeurs des services de greffe, greffiers, secrétaires administratifs, adjoints administratifs, adjoints techniques) et organise le travail du greffe, elle gère le budget de la juridiction en collaboration avec la cellule de gestion, elle a des compétences propres et se voit confier des missions par les chefs de cour.

Composition et effectifs du service

1 directrice de greffe, 2 directeurs chefs de service, 1 secrétaire, 1 régisseur/service centralisateur

Votre hiérarchie

La directrice de greffe

Vos interlocuteurs métiers

Tout le personnel de la juridiction (magistrats, fonctionnaires, contractuels - 70 personnes), les fournisseurs dans le cadre de la gestion budgétaire...Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. À ce titre, il participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers, ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l'animation d'une équipe. Il peut également assurer des fonctions d'assistant de direction.

Direction/ Administration/ Gestion

Secrétariat de direction:

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (physique et téléphonique)

- Gérer les agendas

- Préparer les réunions, commissions et assemblées générales

- Élaborer des documents administratifs

- Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

- Gestion du courrier et courriels

Service support et logistique:

- Prendre en charge les aspects logistiques

- Gérer les plannings de réservation

- Gérer les fournitures, les badges d'accès, les clés etc.

Les activités sont variables selon le service exact d'affectation :

- Cellule de gestion
- Secrétariat directeur de greffe
- Economat
- Secrétariat médecin de prévention
- Gestion de la régie
- Service centralisateur des frais de justice
- Diverses autres tâches en lien avec la directrice de greffe

Cet emploi est ouvert uniqement aux fonctionnaires

Connaissances

Circuits administratifs

Organisation judiciaire et administrative

Outils bureautiques et tableurs

Règles budgétaires et comptables

Statut général de la fonction publique

Savoir-être

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Etre à l'écoute,

faire preuve de discrétion

Etre autonome

Etre réactif,

Faire preuve d'initiatives

Faire preuve de rigueur,

Etre extrêmement vigilant

Savoir anticiper

Savoir-faire

Appliquer les textes règlementaires et législatifs

Maîtriser les nouvelles technologies

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Organiser sa charge de travail, savoir prioriser

Travailler en équipe