Secretaire Administratif au Tribunal Judiciaire de Bourgoin-Jallieu H/F - Service Public

Le secrétaire administratif (fonctionnaire de catégorie B) assure des tâches administratives. A ce titre il/elle participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il peut exercer des tâches de rédaction, de comptabilité, de contrôle et d'analyse.

Au sein du tribunal judiciaire de Bourgoin-Jallieu, le secrétaire administratif peut exercer les fonctions de responsable de service de l'aide juridictionnelle.

L'agent doit également :

- Rendre compte de toute difficulté au supérieur hiérarchique,

- Assurer toutes autres tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel, par le supérieur hiérarchique direct dans le but de garantir la continuité du service public de la justice.

Votre hiérarchie

La directrice des services de greffe judiciaires, cheffe des services civils (N+1) et le Directeur de Greffe. (N+2)

Vos interlocuteurs métiers

Le personnel de la juridiction, les juridictions du ressort, les auxiliaires de justice, les usagers du service public, les partenaires institutionnels et la CARPA.1- Droit/Procédure

1-1- Accueil et information des usagers du service public et des auxiliaires de justice

Renseigner les justiciables sur l'état de leur demande d'aide juridictionnelle

Réceptionner et traduire en termes juridiques les demandes

Compostage et traitement du courrier

Traitement de la boîte mail structurelle du service

1-2 Ouverture et saisine

Composter et vérifier les documents et pièces

Enregistrer le dossier dans l'applicatif métier SIAJ

Constituer le dossier

Traiter le retour des pièces complémentaires

Assurer le suivi de la commission et mettre à jour l'applicatif métier

1-3 Élaboration de décisions

Mettre en forme les décisions d'admission, de rejet et les décisions complétives

Assurer une lecture active des décisions

1-4 Certification, authentification et délivrance des actes

Notifier les décisions en indiquant les voies de recours ouvertes

Délivrer les copies de décisions

Expliquer les décisions aux usagers du service public en les traduisant en termes courants

1-5 Gestion des recours

Mettre en état les dossiers

Transmettre les dossiers à la cour

1-6 Assurer le recouvrement de l'aide juridictionnelle

Mettre en oeuvre la procédure de recouvrement de l'aide juridictionnelle

1-7 Suivi de l'actualité législative et réglementaire nationale, européenne et internationale

2-Logistique et fonctionnement: archivage des décisions et des dossiers terminés

2-1-Archivage des décisions et des dossiers terminés

Numéroter les minutes

Classer les minutes et les dossiers

3-Direction, administration et gestion

Tenue des statistiques

4-Formation

Participation à la formation et à l'évaluation des greffiers stagiaires

Formation des adjoints administratifs, des vacataires et des contractuels

Tutorat

Elaboration et mise à jour des modes opératoires

Connaissances :
Organisation administrative et judiciaire
Environnement professionnel
Circuits administratifs et hiérarchiques
Statut général de la fonction publique
Applicatifs métiers
Outils bureautiques

Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail

Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines
Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion
Être autonome
Être réactif et capable de travailler dans l'urgence
Faire preuve de capacité d'adaptation
Savoir anticiper
Savoir rendre compte
Avoir le sens du travail en équipe