Assistant de Direction H/F - Université de Bordeaux

Au sein du bureau Gestion Administrative, Financière et Logistique, vous réalisez, en tant qu'Assistant de direction (F/H), des actes administratifs dans le respect des techniques et des procédures applicables à votre domaine.

Activités principales

Vous assurez l'accueil (physique, téléphonique, réception des livraisons).

Vous gérez le planning du Directeur et de son adjoint.

Vous prenez en charge le secrétariat (rédaction des notes, comptes rendus et courriers administratifs).

Vous programmez et organisez les réunions ainsi que les demandes de rendez-vous, internes ou externes.

Vous assurez le suivi de l'entretien des locaux (nettoyage, demandes d'interventions, remises en état, gestion du mobilier) et du parc automobile de la DSI (6 véhicules).

Vous programmez et animez les événements organisés par la DSI (séminaires, accueil des nouveaux arrivants, commandes de café et plateaux repas).

Vous gérez les accès au bâtiment (délivrance de badges, création et prolongation des identités numériques).

Contraintes particulières liées au poste

Contraintes liées aux calendriers et agendas.
Télétravail restreint ou inexistant selon les périodes.

Niveau d'études Vous êtes titulaire d'un baccalauréat.

Domaine de formation souhaité Votre formation est idéalement orientée vers la gestion comptable, le droit ou l'administration.

Connaissances requises

Vous possédez des connaissances générales en gestion administrative et financière.

Vous maîtrisez les modes de fonctionnement des administrations publiques.

Vous connaissez l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.

Vous utilisez couramment les outils informatiques (Zimbra, gestion et réservation de ressources).

Compétences opérationnelles

Vous appliquez les dispositions réglementaires en vigueur.

Vous utilisez les techniques de rédaction administrative.

Vous gérez votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

Vous prenez en compte les demandes et y répondez de manière appropriée.

Vous travaillez efficacement en équipe.

Compétences comportementales

Vous faites preuve de qualités relationnelles et de communication.

Vous êtes rigoureux(se) et fiable.

Vous avez le sens de la confidentialité.