Secretaire Administratif - Secretaire Administratif - Secretariat de Direction - Tj de Tours H/F - Direction des services judiciaires - CA ORLEANS

Les activités du service

La juridiction compte plus de 7400 dossiers de majeurs placés sous protection.

Composition et effectifs du service

Le service de la protection des majeurs compte 9 agents (7 greffiers et 2 adjoints administratifs). 5 magistrats interviennent sur ce service.

A cela, s'ajoute la pré-vérification des comptes de gestion confiée au secrétaire administratif objet de la présente fiche de poste. Il sera accompagné dans ses missions d'un adjoint administratif.

Enfin, l'approbation des comptes est pour partie aux directeurs des services de greffe judiciaires et aux commissaires de justice à compter de 2025.

Votre hiérarchie

N+1 : un directeur des services de greffe judiciaires en charge de ce service et de la vérification des comptes de gestion

N+2 : le directeur de greffe

Vos interlocuteurs métiers

Les associations tutélaires, les mandataires judicaires à la protection des personnes, les magistrats, les commissaires de justice, les familles, les établissements d'hébergementVos activités principales

Le secrétaire administratif peut être amené à exercer ses fonctions au sein des services suivants :

1. Responsable de la gestion et suivi budgétaire :

saisir les commandes et en suivre l'exécution (demandes d'achat et enregistrement dans Chorus formulaire)

réceptionner et saisir les factures, attester le service fait

renseigner le service gestionnaire et les fournisseurs

assurer les rapprochements comptables, mettre à jour le suivi et les bilans d'activité

suivre la consommation et l'exécution des dépenses

participer à l'élaboration des demandes budgétaires

suivre l'exécution du budget et assure la clôture budgétaire

2. Secrétaire de direction (direction de greffe et président) :

accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

gérer les agendas

Gérer les boites mail et veiller au respect des délais de réponse en lien avec les services concernés

préparer les réunions, assemblées générales, audiences solennelles, réceptions ....

Élaborer des documents administratifs et tableaux

Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers

constituer et mettre à jour les dossiers des personnels titulaires et non titulaires

missions RH de proximité

prendre en charge les aspects logistiques, les rendez-vous...

gérer les fournitures, les clés, les badges etc...

gérer les plannings et réservations

réceptionner et contrôler les commandes

Connaissances

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Finances publiques
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques
Outils de communication
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers

Savoir-faire

Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Organiser sa charge de travail
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Savoir- être

Avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de discrétion
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper
Être à l'écoute
Savoir rendre-compte
Être autonome
Faire preuve de loyauté
Faire preuve d'initiative et de capacités d'adaptation